"Wenn die Grundlagen einmal stimmen, wird die Arbeit von Jahr zu Jahr leichter"

Dr. Gerd Schneider

Sie haben als eine der ersten Kirchengemeinden ihren Jahresabschluss nach der Umstellung auf Doppik mit der Buchungssoftware MACH erstellt. Welche Herausforderungen ergaben sich dadurch?

Alles, aber auch wirklich alles, muss auf das neue Finanzsystem umgestellt werden. Das fängt bei einer gründlichen Inventur an, geht über die Bewertung der Gebäude und Grundstücke weiter und hört bei dem ungewohnten Buchen mit der neuen Software noch nicht auf. Wir standen anfangs mit vielen Problemen ziemlich alleine da. Dann haben wir im Kirchenkreis ein Projektteam aus den Verantwortlichen der drei Pilotgemeinden gebildet. Allein der gegenseitige Austausch war schon eine große Hilfe - sowohl in praktischen Dingen aber auch zur gegenseitigen Motivation.

Gab es beim Jahresabschluss Themen, die besondere Anstrengungen erforderten?

Bevor der Jahresabschluss wirklich steht, müssen alle Eingaben gründlich kontrolliert werden. Schließlich ist alles neu. Alle Haushalte der Folgejahre bauen auf den Anfangseingaben auf. Sind die Gebäude und Grundstücke richtig bezeichnet? Sind die richtigen Werte eingegeben worden? Stimmt die Höhe der Substanzerhaltungsrücklage? Sind alle vorhandenen Rücklagen in der korrekten Höhe verbucht worden? Das ist viel ungewohnte Arbeit und erfordert, dass man als Kirchmeister mit der Software umgehen kann. Das war in großen Teilen "learning by doing". Der Trost bei diesem zeitaufwändigen Schritt ist, dass, wenn die Grundlagen einmal stimmen, die Arbeit von Jahr zu Jahr leichter wird.

Welche Informationen, die Sie nach der Umstellung bekommen, sind für Ihre gemeindliche Arbeit besonders wichtig?

Wir können zu jedem Zeitpunkt sehen, wo wir mit unseren Finanzen stehen. Dazu brauche ich mich als Kirchmeister nicht in ein völlig veraltetes Finanzsystem zurück zu versetzen, sondern bekomme alle Zahlen so, wie in einem modernen Unternehmen. Welche Personalkosten haben wir? Was kosten uns die Gebäude? Welches Budget steht für die Jugendarbeit zur Verfügung und wo stehen wir zur Zeit mit den Ausgaben? Was können wir uns noch leisten? Wir sind noch nicht so weit, dass wir alle vorhandenen Möglichkeiten nutzen. Das wird sicher erst in einigen Jahren der Fall sein. Schön ist auch, dass ich mich von zu Hause aus in das System einloggen und von dort als Kirchmeister Belege zur Zahlung frei geben kann. Früher musste ich dazu oft mehrmals pro Woche ins Gemeindebüro und mich durch einen Stapel von Einnahmen- und Ausgabenanordnungen kämpfen. Wer im aktiven Berufsleben steht, wird den Online-Zugang zu schätzen wissen.

Wie hat sich die Gemeinde Sankt Tönis auf die Umstellung vorbereitet?

Wir hatten das Glück, dass mehrere Mitglieder des Presbyteriums aus dem aktiven Berufsleben Erfahrung mit Finanzen haben. Wir konnten die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen. Letztendlich waren aber alle Presbyteriumsmitglieder motiviert, die Umstellung zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu meistern. Das hat sich auf die beiden Gemeindesachbearbeiterinnen übertragen, die schon im Vorfeld in ihrer Freizeit fundierte Weiterbildungen zur kaufmännischen Buchführung besucht haben - außerhalb des Schulungsprogrammes der Landeskirche. Und die nie müde wurden, Dinge nochmal und nochmal zu versuchen.

In Ihrer Gemeindekonzeption ist von einer „Wildblumenwiese mit Kräutergarten“ als Beschreibung der Gemeinde die Rede. Wie passt das Neue Kirchliche Finanzwesen in diese Wiese?

Wir wollen, dass das christliche Leben in unserer Gemeinde wächst und gedeiht. Wie die Blumen einer Wildblumenwiese dürfen sich die Menschen in unserer Gemeinde frei entwickeln, jeder nach seiner Neigung und Befähigung. Einen Teil der Wiese nutzen wir als Kräutergarten, dort muss Ordnung herrschen, denn die Kräuter sollen der Gesundheit dienen. In diesen Teil der Wiese gehört das Neue Kirchliche Finanzwesen.

Wichtige Themen für die Gemeinde sind vorbeugende Instandhaltung und die Erhaltung finanzieller Möglichkeiten. Welche Hilfe kann da NKF sein?

Mit der Substanzerhaltungsrücklage werden finanzielle Mittel gebunden, die nun möglicherweise an anderer Stelle fehlen. Aber die Substanzerhaltungsrücklage ist kein Fantasiewert, den sich Kirchenbeamte als besondere Erschwernis ausgedacht haben, sondern ein realer Wert, der in etwa dem Aufwand entspricht, mit dem ein Gebäude unterhalten werden muss, damit es funktionstüchtig bleibt. Über die Abschreibung wird zudem deutlich, dass ein Gebäude und andere Anschaffungen mit der Zeit ihren Wert verlieren, das Kirchenvermögen also Jahr für Jahr kleiner wird. Das spielte in unserem alten Finanzsystem überhaupt keine Rolle. Was einmal finanziert war, tauchte kostenmäßig nicht mehr auf.

Was empfehlen Sie Gemeinden, die vor dem gleichen Umstellungsprozess stehen?

Der Beschluss zur Umstellung muss aus vollem Herzen getroffen werden. Und ab diesem Zeitpunkt sollten alle Diskussionen, die nach dem Motto "wären wir doch nur bei dem alten System geblieben" verlaufen, unterbleiben. Auch Schimpftiraden helfen nicht. Wir haben − und das muss ich kritisch anmerken − in der Anfangsphase von der Landeskirche zu wenig praktische Unterstützung erhalten. Aber auch hier gilt: Schimpfen kostet nur Zeit und führt zu nichts. Wo immer es geht, sollte man selber nach Lösungen suchen. Und ein letzter Rat: Ich kann jeder Gemeinde nur empfehlen, die Ermittlung der Gebäude- und Grundstückswerte ("Gebäudestrukturanalyse") in professionelle Hände zu legen. Das kostet zwar zunächst Geld, erspart aber eine Menge Arbeit und liefert auf einen Schlag alle Eingangswerte, die für die Eröffnungsbilanz benötigt werden.

Zur Person:

Dr. Hans-Joachim Riechers ist 55 Jahre alt. Er ist verheiratet und hat drei Kinder. Der Bauingenieur ist Geschäftsführer eines Wirtschaftsverbandes der Baustoffindustrie. Seit 2006 ist er Kirchmeister seiner Gemeinde.

RTM / 24.08.2010