Betreiberstruktur

Mit der Entscheidung, die Softwarelösung der Firma MACH AG für NKF einzusetzen, hat sich die Evangelische Kirche im Rheinland für ein zentrales Verfahren entschieden, das für alle Anwender in einem Rechenzentrum betrieben wird.

Neben dem Betrieb der Hardware übernimmt das Rechenzentrum Aufgaben in der Systemadministration, wie zum Beispiel das Einspielen neuer Programmstände und die Datensicherung. Ferner übernimmt das Rechenzentrum zentrale Verarbeitungsläufe, zum Beispiel die monatliche Ermittlung und Buchung der Abschreibungen sowie die Erstellung und den Versand von Berichten.

Neues Kirchliches Finanzwesen IT-Betreiberstruktur

(Grafik 6)

Um den Betrieb der Hard- und Software gruppieren sich weitere Aufgaben, die für einen umfassenden Systembetrieb notwendig sind.

In der zentralen Verfahrenspflege werden Aufgaben der Fach- und Systemadministration wahrgenommen. Die Systemadministration im zentralen NKF-Team im Landeskirchenamt ist überwiegend zuständig für die Konzeption und Beauftragung von Verarbeitungsläufen und anderen sogenannten Jobs, während die Systemadministration im Rechenzentrum überwiegend für die technische Umsetzung dieser Aufgaben verantwortlich ist.

Die Fachadministration ist verantwortlich für die fachliche Weiterentwicklung des Systems. Sie unterstützt die Anwender bei Fachfragen. Fach- und Systemadministration testen darüber hinaus neue Softwarestände und nehmen sie ab, bevor die Freigabe einer neuen Version erfolgt.

In den Verwaltungsämtern sollen Mentorinnen und Mentoren ausgebildet werden. Ausgewählte Mitarbeiter erwerben schrittweise erweiterte MACH-Kenntnisse und können so die Anwenderinnen und Anwender vor Ort bei allen Fragen der Systembedienung unterstützen und allgemeine Buchhaltungsfragen klären.

Mentorinnen und Mentoren sind Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung, die durch Fort- und Weiterbildung und ein besonderes Interesse an Buchhaltungs- und Finanzfragen in der Lage sind, erste Ansprechpartner zu sein für ihre Kolleginnen und Kollegen und auch die angeschlossenen Kirchengemeinden. Sie sind Mittler zwischen der Finanzbuchhaltung und der Fach- und Systemadministration und setzen einen gewissen Zeitanteil ihrer Arbeitszeit für diese Tätigkeit ein.

Fragen, die sich vor Ort nicht klären lassen, werden an die Telefon-Hotline des Betreiberrechenzentrums weitergeleitet. Wenn deren Mitarbeitende die Fragen nicht sofort klären können, leiten sie sie an das zentrale NKF-Team im Landeskirchenamt in Düsseldorf weiter. Die Hotline nimmt auch Fehlermeldungen auf und gibt sie in ein „Ticket-System“ ein. Dieses leitet die Fehlermeldungen an die richtige Stelle weiter und überwacht sie. Das Ticket-System wird von der Hotline des Betreiberrechenzentrums betrieben.

Eine wichtige Aufgabe ist in den Ämtern zu lösen: Auf die lokale IT-Infrastruktur kann von zentraler Stelle nur insoweit Einfluss genommen werden, dass technische Mindeststandards bestimmt werden, ohne deren Einhaltung das System nicht fehlerfrei laufen kann. Den aktuellen Stand dieser Standards können die Nutzer beim zentralen NKF-Team abfragen.