Planen und Steuern

Erfolgsorientierung

Auch im kirchlichen Handeln ist es nötig, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Dabei hilft die Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens.

Wirtschaftlich erfolgreich handelt, wer effektiv und zugleich effizient handelt.

Effektivität beantwortet die Frage „Tun wir die richtigen Dinge?“ und Effizienz „Tun wir die Dinge richtig?“

Im Mittelpunkt des neuen Steuerungskonzepts im NKF stehen das kirchliche und diakonische Handeln. Die Leistungen werden im Haushaltbuch in den (Teil-) Handlungsfelder abgebildet. Diese gliedern den gesamten Planungs- und Rechenstoff des neuen Rechnungswesens und sind die zentrale Bezugsgröße für die Steuerung der Körperschaft.

Auf dem Weg zu einer erfolgsorientierten Steuerung ist die Erledigung folgender Aufgaben die notwendige Voraussetzung:

Zunächst sind die (Teil-) Handlungsfelder zu bestimmen. Die grundsätzliche Gliederung der (Teil-)Handlungsfelder wird durch die Verordnung über das Kirchliche Finanzwesen in der Evangelischen Kirche im Rheinland (KF-VO) vorgegeben. Die konkrete Ausgestaltung ist den örtlichen Gegebenheiten zu überlassen.
Zu den (Teil-) Handlungsfeldern sind Ziele zu bilden, die verdeutlichen, welche Wirkungen mit dem Einsatz der Ressourcen für die kirchliche Gemeinschaft erreicht werden sollen.
Ziele müssen messbar sein, sonst sind sie nicht steuerungsrelevant. Es müssen also Kennzahlen gebildet werden, die geeignet sind, den Grad der Zielerreichung zu messen bzw. abzubilden.
Ziele müssen vereinbart werden. Es ist also notwendig, die Ausprägung der Kennzahlen zu verhandeln und zu vereinbaren.
Schließlich ist ein Berichtswesen einzuführen und der Prozess der Planung und Steuerung ist festzulegen.

Ziele und Kennzahlen

Steuern nach Zielen und das Messbarmachen von Zielen durch Kennzahlen gewinnen zunehmend an Bedeutung im kirchlichen Leitungshandeln. Der Gebrauch dieser Instrumente muss geübt und Vorbehalte müssen abgebaut werden. Diese Vorgehensweise wird in der Wirtschaft Controlling genannt. Dabei geht es um aktives Steuern und keineswegs um Kontrolle über Organisationsebenen hinweg.

Der EKiR stehen in den nächsten Jahren und Jahrzehnten große Veränderungen bevor. Diese müssen in der Verantwortung der Leitungsgremien behutsam und schrittweise in Angriff genommen werden. Es ist zu klären, was die Ziele und Aufgaben im kirchlichen Handeln sind, wie sie bestimmt werden und wie die Zielerreichung überprüft werden kann. Es empfiehlt sich hier, mit einfachen Schritten und Beispielen zu beginnen. Erfahrungen müssen gesammelt und ausgewertet werden.

Viele Landeskirchen und die EKD beschäftigen sich mit diesem Thema. Die EKiR bildet hier keine Ausnahme. Eine gute Quelle für weitere Informationen dazu ist www.kirchenfinanzen.de

Die nachfolgenden Ausführungen sind vor diesem Hintergrund zu verstehen. Sie sollen einen ersten Einstieg in die zu bearbeitenden Themen darstellen und erste Begriffe und Herangehensweisen vorstellen sowie Anregungen zur Beschäftigung mit diesen Themen geben.

Ziele müssen "operational", also messbar, definiert werden.

Ziele müssen so präzise definiert sein, dass Art und Ausmaß der Zielerreichung eindeutig bestimmt werden können. Die Messung der Zielerreichung geschieht in der Regel durch die Definition von Kennzahlen.

Dazu sind die vier Zieldimensionen zu beschreiben:

Neues Kirchliches Finanzwesen Planen und Steuern

(Grafik 8)

Grundsätzlich müssen Ziele messbar bzw. mit Hilfe von Kenzahlen abbildbar sein, da man nur so den Grad der Zielerreichung überprüfen kann. Dies ist im kirchlichen Kontext oft nicht einfach, da die Ergebnisse kirchlicher Arbeit häufig qualitative Aspekte haben, die nicht einfach in Kennzahlen auszudrücken sind. Dies ist keine kirchliche Besonderheit, auch Länder und Kommunen stehen häufig vor diesem Problem. Es kann durchaus hilfreich sein, von den dort gemachten Erfahrungen zu lernen.

Steuerung bedeutet:

Ziele setzen, das heißt wissen und kommunizieren, was man erreichen will
Überprüfen, das heißt erkennen, wo man bezogen auf das Ziel steht
Analyse der Abweichung, das heißt, aus dem Ergebnis der Überprüfung den Grund der Abweichung erkennen
Maßnahmen ergreifen, um auf den Pfad der Zielerreichung zurückzukehren

Durch Kennzahlen werden Ziele messbar und der Grad der Zielerreichung kann beurteilt werden.

Kennzahlen sollen für jede steuerungsrelevante Zieldimension definiert werden. Dazu ist zu bestimmen,

was man über welchen Indikator messen möchte und
welchen Wert der Indikator erreichen (bzw. nicht unter- oder überschreiten) soll.

Der Haushalt

Der Haushalt beinhaltet u.a. die Rechenwerke Ergebnis- und Kapitalflussplanung. Der Haushalt wird vom Leitungsorgan beschlossen. Dieser Haushaltsbeschluss wird künftig bestimmte Inhalte haben, die in der Verordnung für das Kirchliche Finanzwesen (KF-VO) geregelt werden. Mit dem Haushaltbeschluss wird der Einsatz der finanziellen Mittel ermächtigt. Zugleich werden die damit zu erreichenden Ziele festgelegt.

Der Haushalt besteht künftig aus folgenden Teilen:

Gesamtergebnisplanung mit allen Erträgen und Aufwendungen
Übersicht über relevante Finanzkennzahlen
Haushaltsbuch gegliedert in Handlungsfelder bzw. Teilhandlungsfelder sowie Kostenstellen, die nicht direkt zugeordnet, sondern verrechnet werden
a. „Linke Seite“: Darstellung von Maßnahmen, Zielen und Kennzahlen
b. „Rechte Seite“: Erträge und Aufwendungen, die direkt zugeordnet werden können sowie die Umlagen der Kostenstellen, die nach festzulegenden Schlüsseln verrechnet werden
Kapitalflussplanung, die den Zahlungsmittelfluss (Cash-Flow) aus dem laufenden Geschäftsbetrieb sowie aus Investitionstätigkeit darstellt
Anlage zur Kapitalflussplanung, die die einzelnen Investitionen und deren Finanzierung darstellt

Dem Haushalt sind Anlagen beizufügen (u.a. Stellenplan, Bilanz des Vorjahres etc.)

Den Kern des Haushalts bildet das Haushaltsbuch, dessen schematischer Aufbau in den folgenden Abbildungen dargestellt wird:

Neues Kirchliches Finanzwesen Haushaltsbuch

(Grafik 9)

Auf der linken Seite werden zunächst die Ziele benannt, die in dem Handlungsfeld erreicht werden sollen. Im nächsten Abschnitt wird dargestellt, mit welchen Maßnahmen die Ziele erreicht werden. Dann folgt die Darstellung relevanter Einflussgrößen auf die Zielerreichung. Die darauf folgenden Abschnitte dienen der Festlegung quantitativer und qualitativer Merkmale, mit denen die Zielerreichung gemessen wird.

Auf der rechten Seite wird der Ergebnisplan dargestellt. Auf eine eingehende Erläuterung wird zunächst verzichtet, da sich hier noch Änderungen im Detail ergeben können.

Neues Kirchliches Finanzwesen Haushaltsbuch

(Grafik 10)