Referenzmodell

Grundidee des Referenzmodells

In der Evangelischen Kirche im Rheinland gibt es circa 1000 rechtlich selbstständige Körperschaften und Einrichtungen, die jeweils einen eigenen Jahresabschluss erstellen. Für jede dieser Körperschaften ist ein sogenannter Mandant in der MACH-Software einzurichten, in dem die Stamm- und Bewegungsdaten der Körperschaft gespeichert werden. Die überwiegende Anzahl der einzurichtenden Mandanten sind Kirchengemeinden, Verwaltungsämter und Kirchenkreise, die jeweils weitgehend identische Aufgabenstellungen haben. Hinzu kommen Diakonische Werke, KiTa-Verbände, Vereine, Stiftungen und weitere Einrichtungen.

Die Grundlagen des Rechnungswesens werden im Haushalts- und Bewirtschaftungskonzept geregelt. Die wesentlichen Punkte werden verbindlich festgelegt in der Verordnung über das Kirchliche Finanzwesen in der Evangelischen Kirche im Rheinland (KF-VO). Im Rechnungswesen gibt es dadurch weitgehend einheitliche Prozesse in einer begrenzten Anzahl von Varianten. Der Grundgedanke des Referenzmodells besteht darin, einen Referenzmandanten einzurichten, der als Kopiervorlage für die Einrichtung der mehr als 1000 Mandanten dient. Im Referenzmandanten werden alle Sachverhalte abgebildet, die mandantenübergreifend gültig sind. Hierzu gehören beispielsweise Systemparameter, Kontenpläne, Abrechnungsobjekte, Berichte, Rollen und Berechtigungen. Ferner werden die typischen Prozesse mit den jeweiligen Varianten eingerichtet.

Die Nutzung von Referenzmandanten für die flächendeckende NKF-Einführung schränkt die derzeit praktizierten, unter anderem durch unterschiedliche Zuständigkeitsregelungen entstandenen, verschiedenen Varianten von Arbeitsprozessen nicht ein. Sie vereinfacht jedoch den Einführungsprozess: So lässt das Referenzmodell zum Beispiel eine dezentrale Datenerfassung und Vorkontierung in den Kirchengemeinden ebenso zu wie eine zentrale Datenerfassung im Verwaltungsamt. Viele weitere Prozessausprägungen können problemlos abgebildet werden, so dass die Handlungsspielräume der Einrichtungen bei der Prozessgestaltung nicht eingeschränkt werden. Allerdings gibt es Hinweise und Empfehlungen für besonders effiziente Prozesse.

Der Einrichtungsaufwand für einen neuen Mandanten wird dadurch erheblich geringer, weil die Grundstruktur des neuen Mandanten durch eine Kopie des Referenzmandanten erzeugt wird. In dem neuen Mandanten müssen dann bestimmte Platzhalter ausgefüllt werden, zum Beispiel der Name der Kirchengemeinde. Unter Umständen muss die voreingestellte Struktur der Kosten- und Leistungsrechnung ergänzt werden, wenn differenziertere Steuerungsanforderungen oder spezielle Prozessvarianten bestehen. Dann müssen die Stammdaten ergänzt werden, beispielsweise die Benutzerinnen und Benutzer mit ihren Zugriffsrechten auf das System, Bankverbindungen und die Anlagegüter. Nach Abschluss dieser Tätigkeiten kann eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. Damit ist der Mandant dann produktiv.

Das Erzeugen und Anpassen einer Mandantenkopie ist jedoch nicht die einzige Aufgabe des Referenzmodells. Es erhebt den Anspruch, alle relevanten Aspekte der NKF-Einführung abzudecken und die inneren Zusammenhänge zwischen den in der Grafik dargestellten Aspekten widerspruchsfrei zu berücksichtigen.

Neues Kirchliches Finanzwesen Referenzmodell

(Grafik 8)

Neben den konzeptionellen Grundlagen und ihrer Verankerung in der KF-VO gehören organisatorische Gestaltungsempfehlungen, eine umfangreiche Anwenderdokumentation und darauf abgestimmte Schulungsmaßnahmen zum Referenzmodell. Ferner ist eine Betreiberorganisation aufzubauen, die vom Rechenzentrum bis in die Benutzerunterstützung und zentrale Verfahrenspflege reicht.

Die Dokumentation des Referenzmodells besteht aus den Fachkonzepten, den Schulungsunterlagen, der Anwenderdokumentation und Leitfäden, die als Arbeitshilfe für den Einführungsprozess konzipiert oder Richtlinien für wiederkehrende Arbeiten sind, beispielsweise für den Jahresabschluss. Die Anwenderdokumentation ist prozessorientiert aufgebaut und beschreibt den Prozess und dessen Umsetzung in der Software mit Bildschirmkopien und Erläuterungen.