Steigt mit der Einführung von NKF der Buchungsaufwand?

Ein wichtiger Aspekt im NKF ist der Qualitätsgewinn durch das neue Buchungssystem.

In der (Ist-) Kameralistik, die bisher weitgehend angewandt wurde, werden die Zahlungsbewegungen (Einzahlungen und Auszahlungen) anhand der Kontoauszüge oder der Kassenbücher auf den betreffenden Haushaltsstellen gebucht. Den Ein- und Auszahlungen liegen Belege zugrunde (zahlungsbegründende Unterlagen). Vermögensgegenstände werden im Inventarverzeichnis erfasst.

In der Doppik werden Erträge und Aufwendungen sowie die Einzahlungen und Auszahlungen für Investitionen unter dem betreffenden Konto erfasst. Zusätzlich zum Konto werden bei der Buchung Informationen zur Kosten- und Leistungsrechnung mit angegeben. Jedem Ertrag steht in der Regel eine Einzahlung und jedem Aufwand eine Auszahlung gegenüber. Von daher ist die Anzahl der Buchungsvorgänge zunächst gleich hoch. Allerdings erfolgt die Buchung bereits bei Erhalt bzw. Erstellung einer Leistung, was in der Regel durch eine Rechnung dokumentiert wird. Die danach folgende Zahlung erfolgt über das Buchhaltungsprogramm automatisiert, indem es an den Zahlterminen Zahllisten erzeugt, die nach Prüfung lediglich freigegeben werden müssen.

Eine deutliche Vereinfachung ergibt sich hieraus für die automatische Überwachung und gegebenenfalls Mahnung von ausstehenden Beträgen durch das Datenverarbeitungssystem. Eine manuelle Wiedervorlage erübrigt sich in Zukunft. Hierzu ist die Organisation des Belegflusses zu überprüfen. Die kaufmännische Buchführung kann ihre Vorteile nur dann richtig ausspielen, wenn die Belege die Buchhaltung unverzüglich erreichen.

Anlagenbuchung löst Inventarverzeichnis ab

Allerdings gibt es auch Erträge und Aufwendungen, denen keine Zahlungsbewegungen gegenüberstehen. Dies sind insbesondere die Abschreibungen und ertragswirksame Auflösungen von Sonderposten. Hier nimmt jedoch das Datenverarbeitungsystem wieder die Hauptarbeit ab, da es die Abschreibungen und die Auflösungsbeträge auf Anforderung automatisch ermittelt. Es verbleiben lediglich Kontrollaufgaben.

Ein höherer Aufwand ist allerdings in Zukunft bei der Anschaffung von Vermögensgegenständen gegeben. Diese müssen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden, was bisher in der Kameralistik nicht erforderlich war. Allerdings entfällt damit die gesonderte Führung des Inventarverzeichnisses, da dieses von der Anlagenbuchhaltung automatisch und aktuell geführt wird.

Schließlich sind im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten insbesondere auch Abgrenzungsbuchungen vorzunehmen und zur Erstellung der Bilanz eine Inventur durchzuführen, was beides in der Kameralistik nicht erforderlich ist.

Effizienter Ablauf durch Erstellung des Referenzmandanten

Bei der Erstellung des Referenzmandanten für die NKF-Einführung wird viel Wert darauf gelegt, dass Standardbuchungen schnell und effizient erfolgen können. Es werden Prozesse vorgeschlagen, die den Ablauf wesentlich effizienter gestalten können, zum Beispiel durch elektronische Ermächtigung (Feststel­lung und Anordnung) oder Arbeiten mit gescannten Dokumenten anstelle von Papier. Als Teil des Referenzmandanten werden viele Musterprozessabläufe vorgeschlagen, die einen effizienten und sicheren Ablauf sicherstellen. Wie diese Vorschläge im konkreten Fall genutzt werden können ist Teil der Umstellungsberatung, so dass ein Mehraufwand möglicherweise durch Effizienzsteigerung mehr als ausgeglichen werden kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der notwendige und gewünschte Qualitätsgewinn. Durch NKF erhalten die Nutzer für viele Sachverhalte standardisierte Berichte, die bisher auf Anfrage mühsam zusammengestellt werden mussten. Die Leitungsgremien erhalten Steuerungsinformationen, die bisher in dieser Form nicht zur Verfügung standen, aber sehr hilfreich sein können, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dieser qualitative Gewinn muss einem eventuell anfallenden Mehraufwand gegenübergestellt werden.

Im Rahmen der Umstellungsplanung wird das NKF-Team die umstellenden Ämter beraten und unterstützen, so dass am Ende die notwendige Qualität mit einem möglichst geringen Aufwand erzielt wird.

Wie aus diesen Ausführungen deutlich wird, kann der Aufwand nach Einführung des NKF größer, gleich oder kleiner als bisher sein, dies hängt von sehr unterschiedlichen Faktoren ab, unter anderem wie effizient der bisherige Ablauf gestaltet ist, wie hoch der derzeitige Aufwand für das Erstellen zusätzliche Berichte für die Leitungsgremien ist oder inwieweit die vom NKF-Team vorgeschlagenen Prozesse nach der Umstellung angewendet werden.

Eine Befragung der bisherigen Anwender ergab, dass das derzeit genutzte NKF in der Regel mehr Aufwand bedeutet. Dies liegt jedoch auch daran, dass aufgrund der vielen individuellen Einstellungen im derzeitigen System die Automatisierungsmöglichkeiten kaum genutzt werden können. Zudem erfordert die derzeit noch gültige Verordnung über das Kirchliche Finanzwesen in der Evangelischen Kirche im Rheinland (KF-VO) zum Teil komplexe Buchungsschritte. Letzteres wird mit Umsetzung des neuen NKF-Konzeptes und der vorgeschlagenen Änderungen in der KF-VO deutlich einfacher (zum Beispiel Buchung von Rücklagenveränderungen, inneren Darlehn etc.).

Hier einige Anmerkungen zum Thema aus der Praxis:

Rita Schmidt und Annette Beek, Verwaltungsamt Aachen
„Neben dem eigentlichen Buchungsaufwand gibt es natürlich anfänglich auch sehr viel Einrichtungsaufwand. In vielen Funktionen der Buchungssoftware müssen wir noch geschult werden. Wenn alles reibungslos funktioniert, bedeutet dies einen großen Fortschritt bei der Feststellung der wirtschaftlichen Entwicklung eines Mandanten (Ziel von NKF – Steuerung).  Bei NKF  gibt es in der Anlagenbuchhaltung eine Bewertung mit Abschreibung. In der Kameralistik wurde ab 150 Euro inventarisiert und es gab keine Abschreibungsvorschriften mit Rücklagenzuführung. Es hing bisher vom Ermessen des „Haushalters“ ab, wie damit umgegangen wurde. Künftig ist die Einbeziehung  von Abschreibungsaufwendungen fest in NKF verankert.“

Christa Biermann und Wolfgang Haid, Verwaltungsamt Moers
„Die Erfassung ist aufwendiger als in den kameralen Buchführungssystemen, dafür hat sich das Belegwesen vereinfacht durch die Belegablage nach Nummernkreisen statt sachlicher Ordnung. Vorteilhaft sind auch die Spendenverwaltung und die Erstellung von Spendenbescheinigungen in der MACH-Software. Die manuelle Erstellung entfällt. Die Anlagenbuchung bedeutet im Vergleich zur Inventarliste einen Mehraufwand, der sich für uns noch nicht quantifizieren lässt.“

Das NKF-Projektteam ist sich sicher, dass nach der Umstellung dieser Körperschaften auf das Referenzsystem der Aufwand spürbar reduziert werden kann. Neben der Effizienzsteigerung durch verbesserte Verwaltungsprozesse liegt in vielen Fällen ein noch größeres Einsparpotenzial in der Reform der Verwaltungsstrukturen. Dies wurde bei der NKF-Umstellungsplanung deutlich. Auf diesen Sachverhalt wird an dieser Stelle in nächster Zeit noch einmal näher eingegangen.

21.10.2010