Wie eine NKF-Umstellung funktioniert

Zehn Kirchenkreise haben zum 1. Januar 2012 auf das NKF umgestellt. Die Projektverantwortlichen informierten sich anfangs in einer Auftaktveranstaltung über die zehn Arbeitsschritte und Zwischenziele der NKF-Einführung, die sogenannten Meilensteine.

NKF-Auftaktveranstaltung für Kirchenkreise, die zum 1. Januar 2012 umstellen.

„Die Umstellung wird dann erfolgreich sein, wenn alle gemeinsam Verantwortung tragen.“ Das betonte NKF-Projektleiterin Jutta Lehmann bei der Auftaktveranstaltung für die Projektverantwortlichen in den rheinischen Kirchenkreisen, die 2012 auf das Neue Kirchliche Finanzwesen umstellen. Zum Auftakt gab die Diplom-Kauffrau den Verantwortlichen einen strukturierten Überblick über das, was sie erwartet. Gleichzeitig versprach sie für die Arbeit vor Ort qualitativ hochwertige Unterstützung durch das zentrale NKF-Team im Landeskirchenamt.

Jutta Lehmann erläuterte den Beschluss der Landessynode zur Umsetzung des Gesamtprojekts bis 2015. Die Synode hatte an wenigen Punkten den Beschlussantrag erweitert. Für jeden Kirchenkreis wird es einen Anwenderberater oder eine Anwenderberaterin als direkten Ansprechpartner geben. Zusätzlich gibt es jeweils eine Vertretung. Die Anwenderberater werden durch Teilprojektleiterinnen und -leiter im NKF-Team unterstützt. Wie von der Landessynode beschlossen erfolgt ein systematisches Projektcontrolling, und jährlich wird der Synode berichtet. „Zusammen sind das wirkungsvolle Mechanismen für erfolgreiche Arbeit“, sagte die Diplom-Kauffrau.

An der Auftaktveranstaltung teil nahmen die umstellenden Kirchenkreise Aachen, Düsseldorf, Düsseldorf-Mettmann, Gladbach-Neuss, Krefeld-Viersen, Lennep, Moers, Solingen, Wied und Wuppertal. Weitere technische Umsteller auf den neuen MACH-Referenzmandanten sind das Diakonische Werk Köln und Region, Köln-Erft, Köln-West, Saar-West, Saar-Ost und Trier. Auch die landeskirchliche Ebene wird zum 1.1.2012 das Neue Kirchliche Finanzwesen einführen.

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Erster Meilenstein am 31. März

Die Vorgaben zur Projektorganisation in den Kirchenkreisen erläuterte Dr. Gerd Schneider. „Wir haben keine Zeit, Dinge liegen zu lassen“, warnte er mit Blick auf den ersten Meilenstein des Projekts. Bis zum 31. März soll die Projektinitialisierung abgeschlossen sein. Dazu gehört, dass es in allen Kirchenkreisen Projektlenkungsgruppen und Projektverantwortliche gibt. Die Organisation folgt einem Modell, das den Kirchenkreis als Auftraggeber und das Projektteam als Auftragnehmer sieht. Die Lenkungsgruppe wird vom Kreissynodalvorstand (KSV) eingesetzt. Der KSV formuliert den Projektauftrag. Vorsitzende der Lenkungsgruppen sind im Regelfall der Superintendent oder die Superintendentin des Kirchenkreises. "Die Lenkungsgruppe ist ein wichtiges Gremium, das dem Projekt Rückhalt gibt."

Die praktische Seite der Einführung bereiten die Projektgruppen im Kirchenkreis vor unter Leitung der Projektverantwortlichen und in enger Zusammenarbeit mit dem zentralen NKF-Team im Düsseldorfer Landeskirchenamt. Dazu zählen 1. die Abläufe in der Finanzbuchhaltung anzupassen, 2. Schulungen vorzubereiten und zu organisieren sowie 3. alle Beteiligten über den Projektverlauf zu informieren. Nach erfolgreicher Umstellung bereitet die NKF-Projektgruppe in der Einstiegsphase den laufenden Betrieb vor.

Modell der Projektorganisation in den Kirchenkreisen

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Schulungen in verschiedenen Rollen

„Die Schulungen sollen Grundlagen legen, die dann von den Mitarbeitenden in der Praxis vertieft werden.“ Das erklärte Dietmar Hille, als Teilprojektleiter verantwortlich für dieses Aufgabengebiet. Geschult werden die Grundlagen des Neuen kirchlichen Finanzwesens, Kenntnisse in Bilanzierung und Bewertung, Vermögenserfassung, NKF-Buchführung sowie die Anwendung der Finanzsoftware und des Web-Vorsystems. Dabei folgt die Konzeption sogenannten Rollenbeschreibungen. Das NKF-Projekt trage damit den unterschiedlichen Strukturen in den Verwaltungsämtern Rechnung, sagte der Diplom-Ökonom. Unterschiedliche Aufgaben können je nach Struktur von einem Mitarbeitenden oder verteilt auf mehrere wahrgenommen werden. In der Praxis könne das heißen, dass eine Person in verschiedenen Rollen geschult werden müsse. Damit soll eine zielgenaue Schulung unterstützt werden, um den Mitarbeitenden die Schulungen anbieten zu können, die für sie notwendig sind, und zu vermeiden, dass unnötige Schulungen besucht werden.

„Wir bieten mit diesen Schulungen kostengünstig Qualität an“, sagte Projektleiterin Lehmann. Dabei werden die Kosten teilweise von den entsendenden Körperschaften übernommen. Die bisherige Praxis wird damit bei gleichen Teilnehmerbeiträgen weitergeführt.

Der Referenzmandant ist die Vorlage

Andrea Belz erläuterte als Teilprojektleiterin, welche Schritte in den zehn Kirchenkreisen nötig sind, damit das Ziel, die Kirchengemeinden und sonstigen Einrichtungen umzustellen, erreicht wird. Zum Projektziel gehören außer dem Start der kaufmännischen Buchung in der „MACH“-Software: Die Anlagegüter der Gemeinden sind erfasst und bewertet, die vorläufige Eröffnungsbilanz ist erstellt, und der Haushalt ist aufgestellt. Darüber hinaus sind die Verwaltungsmitarbeitenden mit dem neuen Rechnungswesen und der Software vertraut, und die Verantwortlichen in den Gemeinden haben sich die NKF-Prinzipien zu eigen gemacht. Der NKF-Prozess setzt sich dann in der Folgezeit fort. „Die Steuerung wird mit den Jahren aufzubauen sein“, sagte Andrea Belz.

Grundlage für die neuen Mandanten im NKF-System ist der sogenannte Referenzmandant. In ihm sind bestimmte Grundeinstellungen bereits angelegt. Diese Grundeinstellungen werden dann auf die jeweilige Kirchengemeinde angepasst. Das schrittweise Vorgehen zum Erreichen des Projektziels beschreibt ein Implementierungsleitfaden.

Projektmanagement-Werkzeug

„Das Projektmanagement-Werkzeug beschäftigt sich zunächst mit den fünf W-Fragen“, erklärte Dr. Walter von Hülsen. Es gehe um was, wie, wann, womit und wer. Der Projektplaner ist für die Verantwortlichen in den Kirchenkreisen online zugänglich. Pro Kirchenkreis ist ein „Kirchenkreisprojekt“ eingerichtet, dem für die Kirchengemeinden jeweils ein eigenes „Mandantenprojekt“ zugeordnet ist. Im Projektmanagement-Werkzeug, ist das Erreichen von Meilensteinen sichtbar und wird der Status von Arbeitspaketen angezeigt und gegebenenfalls verändert.

Hinweis zu den Beschlüssen der Landessynode zum Download:
Rechtlich verbindlich ist die im Protokollbuch ausgefertigte Version der Beschlüsse.

ekir.de / rtm / 30.03.2011