Presbyterien arbeiten mit dem NKF

Die Presbyterinnen und Presbyter sind gewählt und eingeführt. Nun geht es in den Leitungsgremien der Gemeinden an die Arbeit. Ursula Witzel, Diplom-Betriebswirtin und Finanzkirchmeisterin, erläutert, wie die Prebyterien mit dem NKF arbeiten können.

Presbyterien setzen die Schwerpunkte gemeindlicher Arbeit.

Das "Neue Kirchliche Finanzwesen" ist nicht nur ein neues Buchungssystem. "Planen und Steuern mit Zielen" ist auch eine veränderte Form der Leitung durch die Presbyterien in den Gemeinden. Das "Neue Kirchliche Finanzwesen" ruft dabei unterschiedliche Erwartungen hervor. Viele begrüßen, dass die Konzepte umfassend neu erarbeitet wurden und sich damit wieder stark an den kaufmännischen Vorgaben des Handelsgesetzbuchs orientieren. Andere sehen vor allem den Umstellungsaufwand. Die Vorteile einer zukunftsorientierten Neuausrichtung des Rechnungswesens treten manchmal zurück hinter der Mühe, sich mit Neuem befassen zu müssen.

In den Presbyterien reichen die Aussagen zum NKF von „Wunderbar, endlich eine Rechnungsauslegung, die uns aus unserem beruflichen Umfeld vertraut ist“ bis zu “Ich verstehe schon den jetzigen Kameralen Haushalt nicht, und jetzt soll ich auch noch Buchführung lernen“.

Das Haushaltsbuch ist das Herzstück des neuen Haushalts

Was kommt nun wirklich auf die Presbyterien durch das "Neue Kirchliche Finanzwesen" zu? Das Haushaltsbuch ist das Herzstück des neuen Haushalts. Der Haushalt wird auch in Zukunft in großen Teilen von der Verwaltung aufgestellt. Ändern wird sich aber die Art der Aufstellung: Bisher galt meist, dass die alten Haushaltsstellen mit einem je nach den finanziellen Möglichkeiten verringerten oder erhöhten Vorjahresansatz übernommen werden. Die Zuordnung der Finanzmittel gehörte zu den Vorarbeiten der Verwaltung. Künftig wird sich zunächst das Presbyterium intensiv damit beschäftigen, welche Schwerpunkte in der gemeindlichen Arbeit gesetzt werden sollen, welche Ziele diese Arbeit verfolgt und welche konkreten Maßnahmen hierzu geplant sind. Anschließend wird das Presbyterium festlegen, mit welchen Kennzahlen der Erfolg oder auch Misserfolg dieser Ziele zu messen ist.

Zentrale Aufgabe des ganzen Presbyteriums

Diese Überlegungen werden im neuen Haushaltsbuch auf der linken Seite ihren Niederschlag finden. Die linke Seite beschreibt das jeweilige Handlungs- oder Teilhandlungsfeld unter den oben genannten Aspekten, zum Beispiel Kirchenmusik, Gottesdienst oder diakonische Gemeindearbeit. Anschließend werden auf der rechten Seite des Haushaltsbuchs die finanziellen Ressourcen zugeordnet, aber auch der geplante Personaleinsatz von haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden.

Die Erstellung der linken Seiten ist eine zentrale Aufgabe des ganzen Presbyteriums - allerdings mit Unterstützung der Verwaltung. Die Erstellung der rechten Seiten ist dagegen Kernaufgabe der Verwaltung unter Mitarbeit der Finanzkirchmeister und Finanzausschüsse und nur bedingt Aufgabe des Gesamtpresbyteriums.

Auch heute arbeitet ein Presbyterium (hoffentlich) nicht ins Blaue hinein, auch heute schon werden Schwerpunkte in der gemeindlichen Arbeit gesetzt. Dies geschieht aber unter Umständen eher nach Gefühl und aufgrund gewachsener Strukturen und weniger auf Basis von Informationen, die sich aus Zahlen, Trends und Analysen untermauern lassen. Hinzu kommt, dass wesentliche Zahlen wie zum Beispiel Informationen zum Anlagevermögen und zum Werteverzehr (Abschreibungen) in der Kameralistik nicht ausgewiesen werden. In Zukunft werden hier weit mehr Daten zur Verfügung stehen und damit auch mehr Transparenz bieten. Das bedeutet aber auch, dass das Presbyterium lernen muss, mit diesen Zahlen umzugehen und sie richtig zu interpretieren. Hier wird die Hilfestellung durch die Verwaltungen gefragt sein.

Der Haushaltsaufstellung mit ihren Planwerten folgt am Jahresende der Jahresabschluss mit den tatsächlichen Ist-Werten. Spätestens dann, besser aber noch regelmäßig im Laufe des Jahres, sind folgende Fragen zu beantworten: Wieweit sind die Maßnahmen von Erfolg gekrönt? Wurden die Ziele gut gewählt und sind sie nun auf einem guten Wege zur Umsetzung? Welche Maßnahmen tragen langfristig? Gegebenenfalls ist hier nachzusteuern, also abzuändern anhand der Ist-Werte.

Regelkreis von Planen und Steuern

Hier zeigt sich der Regelkreis zwischen Planen (Soll) und Steuern (Ist) und Neuplanen (neues Soll) und wieder Nachjustieren (aufgrund des neuen Ist).

Dieser Prozess ist dauerhaft, wenn auch beim ersten Mal aufgrund des unvermeidlichen Mehraufwandes einer Ersteinrichtung mit mehr Arbeit verbunden als in der Folge, wenn das Verfahren eingeübt ist. Die wechselseitige Beziehung ist dabei aber immer zu beachten, denn Planen fängt mit Steuern an und Steuern fängt mit Planen an!

Soweit die Theorie und wie sieht die Praxis aus?

Wie erarbeitet man denn nun Ziele, wie entscheidet man sich für adäquate Maßnahmen und welche Kennzahlen sind denn aussagefähig?

Da die Gemeinden in sogenannten Kirchenkreisprojekten umgestellt werden, gibt es die Möglichkeit voneinander zu lernen. Arbeitskreise und Infoveranstaltungen geben den Anreiz, sich auszutauschen und gegebenenfalls Lösungen zu übernehmen, zum Beispiel von der Nachbargemeinde im Kirchenkreis. Denkbar ist beispielsweise auf Kirchenkreisebene eine Datenbank von möglichen Zielen und Maßnahmen sowie Kennzahlen. Aus dieser Datenbank können sich die Presbyterien bedienen und dann vor Ort auf die speziellen Erfordernisse anpassen oder auch explizit für den eigenen Fall als nicht geeignet verwerfen. Auch ungeeignete Beispiele dienen damit zur Klärung der eigenen Vorgehensweise.

Und die Mehrarbeit?

Wie immer gibt es zwei Seiten der Medaille. Es ist nicht zu leugnen, dass Kirchmeister und Vorsitzende sich intensiver mit NKF beschäftigen müssen als andere Presbyterinnen und Presbyter. Dies betrifft sowohl die Finanzkirchmeister bei der Aufstellung des Haushalts als auch die Baukirchmeister bei der eventuellen Beteiligung an Inventurvorbereitungen oder der Inventur selbst.

Beide Gruppen (Vorsitzende/Vorsitzender und Kirchmeisterin/Kirchmeister) sollen idealerweise auch Multiplikatoren sein, um die Veränderungen durch NKF in die Presbyterien hineinzutragen, selbstverständlich auch hier in Zusammenarbeit mit der Verwaltung.

Eine Chance dazu bieten auch die Presbyteriumswahlen 2012, wo im Rahmen der Einarbeitung der neu gewählten Presbyterinnen und Presbyter gleich Informationen zum NKF und der neuen Vorgehensweise „Planen und Steuern mit Zielen“ vermittelt werden können.

Aber alle Presbyteriumsmitglieder gemeinsam, egal ob neu im Gremium oder „alte Hasen“, müssen sich Gedanken machen, wo das Schiff Gemeinde in Zukunft hin will, denn nur wenn man das Ziel kennt, ist man auf dem richtigen Weg.

Diplom-Betriebswirtin Ursula Witzel, Finanzkirchmeisterin und NKF-Teilprojektleiterin

ekir.de/nkf / 31.08.2011