Arbeitsaufwand wird durch das NKF reduziert

Rund 840 Tageseinrichtungen für Kinder gibt es in der Evangelischen Kirche im Rheinland.

Für die Kirchengemeinden, die Kirchenkreise und die meisten Werke und Einrichtungen gilt, dass das Haushaltsjahr und das Kalenderjahr identisch sind. Doch es gibt sachlich begründete Ausnahmen, zum Beispiel bei Kindertagesstätten und Schulen.

Holger Mahnke, Steuerberater und Diplom-Kaufmann, arbeitet im NKF-Team als Anwenderberater. „Durch die Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens wird die Problematik des abweichenden Geschäftsjahres zwar nicht behoben, der Arbeitsaufwand wird aber deutlich reduziert“, erklärt er. Wie diese Reduzierung aussehen kann, zeigt Mahnke am Beispiel der Kindertagesstätten.

"Ein abweichendes Haushaltsjahr kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn eine saisontypische Tätigkeit bilanziell erfasst werden soll. Das gilt zum Beispiel in der Landwirtschaft. Zweckmäßig kann ein abweichendes Haushaltsjahr auch dann sein, wenn externe Finanzierungen und entsprechende Verwendungsnachweise nicht an ein Kalenderjahr, sondern an einen abweichenden Zeitraum gekoppelt sind. Dies gilt zum Beispiel für Kindertagesstätten: Bei den Kindertageseinrichtungen in Nordrhein-Westfalen geht das Kindergartenjahr von August bis Juli.

Wenn der Stichtag für den Jahresabschluss mit dem Abschluss des Kindergartenjahrs und dem Zeitraum des Verwendungsnachweises synchronisiert wird, führt dies zu einer deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands. Die typischen Jahresabschlussarbeiten müssen dann nur einmal ausgeführt werden. Die jährlichen Abstimmungs-, Erfassungs- und Abgrenzungsarbeiten müssen nicht doppelt vorgenommen werden.

In den Genuss dieses Vorteils kommen insbesondere Kindertagesstättenverbände mit einer eigenen Satzung sowie weitere selbstständige Organisationformen mit einer eigenen Rechtsträgerschaft beziehungsweise der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses. Diese Einrichtungen bilden im System einen eigenen Mandanten. Sie können mit einem abweichenden Haushaltsjahr in der Mach-Software eingerichtet werden. Die Funktionalitäten entsprechen den Mandanten mit dem Kalenderjahr als Haushaltsjahr.

Was aber gilt für eine Kindertagesstätte, die unselbstständiger Teil einer kirchlichen Körperschaft ist und daher nicht als eigener Mandant eingerichtet wird?

Nach der „Verordnung über das Kirchliche Finanzwesen in der Evangelischen Kirche im Rheinland“ (KF-VO)entspricht für die Kirchengemeinden und Kirchenkreise das Haushaltsjahr grundsätzlich dem Kalenderjahr (KF-VO § 64, Absatz 2). Dann müssen also zwei unterschiedliche Zeiträume bei der Haushaltsplanung, bei der Aufstellung des Jahresabschlusses und bei der Führung des Verwendungsnachweises berücksichtigt werden.

Bei der Haushaltsplanung für eine Kirchengemeinde wird das Verfahren aber vereinfacht: In den Haushaltsplan der Kirchengemeinde fließt der Haushaltsplan der Kindertagesstätte für das Jahr ein, das im Haushaltsjahr des kirchlichen Rechtsträgers endet. Ein Beispiel: Im Haushaltsplanjahr 2012 wird der Plan der Kindertagesstätte für das Kindergartenjahr 2011/2012 berücksichtigt, gegebenenfalls inklusive einer Hochrechnung für das restliche Jahr 2012.

Beim Jahresabschluss zum 31. Dezember und der Führung des Verwendungsnachweises zum 31. Juli kommt es allerdings zu einem erhöhten Arbeitsaufwand. Abschlussarbeiten müssen nicht nur zum 31. Dezember für den gesamten Mandanten einschließlich Kindertagesstätte vorgenommen werden, sondern auch zum 31. Juli noch einmal nur für den Kindertagesstättenbereich. Beim Verwendungsnachweis muss zusätzlich berücksichtigt werden, welche Abgrenzungen für die Kindertagesstätte bereits zum 31. Dezember vorgenommen wurden. Das kann zum Beispiel für Personalrückstellungen, aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten oder aktuelle Baumaßnahmen der Fall sein.

Ist dies ein Grund, in einen Verband zu wechseln? Klare Antwort: Nein! Dieser Mehraufwand allein ist keine Begründung für die Gründung eines Kitaverbandes oder einen Verbandsbeitritt.

Wie in der Vergangenheit auch müssen die Buchhaltungsdaten zwar aufbereitet werden, die Einführung des NKF, der Mach-Software, der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und von Buchhaltungsprozessen führt aber dazu, dass es deutlich einfacher ist, Verwendungsnachweise zu führen.

Im Neuen Kirchlichen Finanzwesen werden nicht nur Geldflüsse, sondern auch der Ressourcenverbrauch (Aufwendungen) mit einer verursachungsgerechten Periodenzuordnung erfasst. Das führt zu einer vollständigen Abbildung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Die Grunddaten, die für die Führung eines Verwendungsnachweises benötigt werden, stehen somit komplett in der doppischen Buchführung zur Verfügung.

Mit der Mach-Software ist es möglich, Abrechnungsobjekte stichtagübergreifend auszuwerten. Wird eine Kindertagesstätte innerhalb des Gesamtmandanten durch Abrechnungsobjekte abgebildet, können diese gesondert und stichtagübergreifend nach Konten sowie Buchungen ausgewertet werden. So kann zum Beispiel das Abrechnungsobjekt 12000000 „Arbeit in Tageseinrichtungen für Kinder“ für den Zeitraum August 2012 bis Juli 2013 ausgewertet werden.

Ein Muster für eine entsprechende KLR-Struktur wurde in Workshops erarbeitet und wird durch das NKF-Team zur Verfügung gestellt.

Trotz dieser Möglichkeit der übergreifenden Auswertungen müssen bei der Führung des Verwendungsnachweises gegebenenfalls gebuchte Abgrenzungen zum Jahresabschlussstichtag (31. Dezember) für eine Kindertagesstätte berücksichtigt und wieder aufgelöst sowie zum Stichtag der Verwendungsnachweisführung (31. Juli) eigene Abgrenzungen gebildet werden.

Hier unterstützen entsprechende Buchungsprozesse, insbesondere im Bereich der bei der Jahresabschlussaufstellung verpflichtenden Buchinventur. Bei der Buchinventur ist durch die Führung eines Bilanzordners eine angemessene Dokumentation aufzubauen, die die Abgrenzungen leicht nachvollziehen lässt und damit jederzeit eine Auflösung ermöglicht. Notwendig ist hier eine enge Abstimmung zwischen der Finanzbuchhaltung und den Bereichen, in denen eine Inventur durchgeführt wird.

Im Projektwerkzeug gibt es den Leitfaden zur Buchinventur und entsprechende Arbeitshilfen.

Die Reduzierung des Arbeitsaufwands, wie er hier am Beispiel der Kindertagesstätten dargestellte wurde, lässt sich auch übertragen auf Projekte, die am Schuljahr orientiert sind oder ähnlich gelagerte Sachverhalte."

Seit dem 1. August 2011 sind die Kindertagesstättenverbände in Wuppertal und Solingen mit dem neuen System produktiv.

ekir.de/nkf / Foto: ekir.de/Mathilde Kohl / 31.08.2011