Die Verwaltungen in den Kirchenkreisen der Evangelischen Kirche im Rheinland sollen besser digital arbeiten können. Dazu stellt die Landeskirche per Landessynodenbeschluss ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung, das die Kirchenkreise für ihre Verwaltungsämter, Gemeindebüros sowie kreiskirchlichen und gemeindlichen Einrichtungen bei Bedarf nutzen können. Es soll alle aktenwürdigen Dokumente, die nicht in einer Fachanwendung verwaltet werden, digitalisieren und so die Zusammenarbeit zwischen den kirchlichen Ebenen erleichtern. Doppelte Aktenablage, E-Mail-Anhänge, die immer wieder neu verschickt werden oder das Suchen nach der aktuellen Version eines Dokuments sollen damit der Vergangenheit angehören.
Im Jahr 2021 ist das Projekt unter dem Namen „Papyrus“ gestartet
Im April 2021 ist die Einführung der Software „Infoshare“ der Firma Kendox unter dem Projektnamen „Papyrus“ gestartet. Ende Oktober 2021 konnten die ersten drei Pilotkirchenkreise Duisburg, Dinslaken und Trier erfolgreich an das System angebunden werden. Seitdem hat die Zahl der beteiligten Kirchenkreise und der Anwenderinnen und Anwender kontinuierlich zugenommen. „Mittlerweile nutzen das System bereits 15 Kirchenkreise sowie zwei Bereiche des Landeskirchenamts produktiv mit insgesamt etwa 600 Anwenderinnen und Anwendern. Weitere zwölf Kirchenkreise befinden sind im Projekt und bereiten den Produktivstart vor “, freut sich Projektleiterin Britta Franke.
Kirchenkreise tauschen Erfahrungen miteinander aus
„Die Einführung des DMS war und ist immer noch ein besonderes Projekt, weil alles digital gestartet ist und überwiegend digital stattfindet“, erklärt Britta Franke. „Obwohl sich die Projektbeteiligten teilweise noch nie richtig gesehen haben, hat sich die Zusammenarbeit über regelmäßig stattfindende digitale Statusmeetings, Jour Fixes und Feedbackrunden gut eingespielt.“ . Zudem können die Mitarbeitenden der Softwarefirma direkt Hinweise zur Nutzung des Systems geben und Fehler sowie Wünsche für Systemoptimierungen aufnehmen. „Neben der Rücksprache mit der Softwarefirma und dem Landeskirchenamt profitieren die Kirchenkreise dabei vor allem auch von den Meetings und Feedbackrunden, weil sie darin ihre Herausforderungen und Erfahrungen miteinander teilen und gute Lösungen finden können“, sagt Britta Franke. In regelmäßigen Key-User Treffen der produktiven Kirchenkreise und des Landeskirchenamts, die zweimal jährlich präsent stattfinden, werden Weiterentwicklungen abgestimmt. Zudem erfolgt ein Austausch, wie Prozesse am besten mit Hilfe des DMS unterstützt und verbessert werden können.
Kirchenkreise müssen sich nicht alleine auf den Weg machen
Die Rückmeldungen aus den bisher teilnehmenden Kirchenkreisen fallen positiv aus, erklärt Britta Franke. „Ich höre öfters, dass sich viele Mitarbeitende das Arbeiten ohne das Dokumentenmanagementsystem nicht mehr vorstellen können“, sagt die Projektleiterin. Für sie führt kein Weg mehr an der Digitalisierung von Dokumenten vorbei. „Das von der Landeskirche bereitgestellte Dokumentenmanagementsystem hat für Kirchenkreise den Vorteil, dass sie sich nicht alleine auf den Weg machen müssen“, erklärt Britta Franke. „Unser Projekt bietet den Kirchenkreisen eine Struktur und Hilfestellung bei der Umsetzung.“
Vorteile für das Arbeiten im Homeoffice
Auch für Svenja Stepper, Verwaltungsleiterin im Evangelischen Kirchenkreis Duisburg, war die Umstellung auf eine digitale Dokumentenablage alternativlos. Daher gehörte sie zu den ersten, die sich als Pilotkirchenkreis für die Erprobungsphase gemeldet haben. Die Kirchenoberverwaltungsrätin sieht u. a. für das Arbeiten im Homeoffice Vorteile. Zu Beginn der Corona-Pandemie mussten manche Mitarbeitende im Verwaltungsamt des Duisburger Kirchenkreises körbeweise Ordner und Papier mit ins Homeoffice nehmen. Heute wird sämtliche Eingangspost gescannt und den zuständigen Mitarbeitenden digital zugewiesen. Gleich mehrere Mitarbeitende können so etwa Vorgänge bearbeiten, einem Aktenplan zuweisen oder einsehen, was noch offen ist.
Ausweitung des Systems schreitet voran
Auch das Landeskirchenamt sowie die landeskirchlichen Ämter, Werke und Einrichtungen werden ab Spätsommer 2025 auf Infoshare umstellen. Hierdurch wird es dann auch möglich sein, digitale Genehmigungsprozesse zwischen Kirchenkreisen und Landeskirchenamt zu implementieren. In einigen Kirchenkreisen sind Pilotprojekte gestartet, in denen Vertreterinnen und Vertreter aus Kirchengemeinden direkt auf Dokumente zugreifen können und so Prozesse zwischen Verwaltungsamt und Gemeinde mit dem System unterstützen.