Gültig ab 1.1.2027
1. Präambel
Die Landessynode der EKiR hat 2024 die Mitgliederkommunikation als zentrales Handlungsfeld und die Erarbeitung eines Projekts beauftragt, das die Kommunikation mit Mitgliedern digital (per E-Mail) und analog (per Brief oder Karte) ermöglicht. Am 8.11.2024 wurde die Projektskizze dazu von der Kirchenleitung genehmigt und das Projekt zur Umsetzung beauftragt. Bisher erfolgte die Umsetzung mit der Datenhaltung und Datenselektion von definierten Meldewesendaten in einem Preprojekt 2025 und einem Pilotprojekt 2026 mit dem CRM-System von ChurchDesk als Interimslösung. Dies umfasst zu fest definierten Kommunikationsanlässen den Versand von E-Mails die Datenselektion für den Export an einen Web-to-Print Shop (Software von NSPYR, betrieben vom Medienhaus der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau EKHN). Für den Zugriff und die Verarbeitung von Meldewesendaten in ChurchDesk wurde das Fachverfahren ChurchDesk Mitgliederkommunikation („CT-FV“) mit eigenen Nutzungsbedingungen aufgesetzt, die auch weiterhin Gültigkeit haben. Das Fachverfahren wird bis zum Wechsel des Meldewesens in 2027, spätestens bis 31. Oktober 2027 passiv weiterbetrieben, d.h. für bereits aktive Gemeinden ist die Nutzung weiter möglich, neue Onboardings finden nicht mehr statt.
Ab 2027 wird das Projekt für die zukünftige Nutzung mit ChurchTools aufgebaut, das perspektivisch ab Umstellung des Meldewesens in der EKiR in 2027 das einzige CRM System für die Durchführung der Mitgliederkommunikation sein wird. Für die Arbeit mit ChurchTools wurde analog das Fachverfahren ChurchTools Mitgliederkommunikation („CTFV“) aufgesetzt mit den hier untenstehenden Nutzungsbedingungen.
2. Geltungsbereich
Die Evangelische Kirche im Rheinland („EKiR“) stellt berechtigten Personen auf Verlangen einen Zugriff auf das digitale Fachverfahren ChurchTools Mitgliederkommunikation („CTFV“) Verfügung.
Für das Fachverfahren ChurchTools Mitgliederkommunikation („CT-FV“) gelten die nachfolgenden besonderen Nutzungsbedingungen. Diese besonderen Nutzungsbedingungen ergänzen die Allgemeinen Nutzungsbedingungen („ANB“) für das EKiR-Portal. Sofern beide Nutzungsbedingungen den gleichen Sachverhalt unterschiedlich regeln, gehen die Regelungen
dieser besonderen Nutzungsbedingungen für das ChurchTools-Fachverfahren Mitgliederkommunikation denen der ANB vor.
3. Nutzungsberechtigte
Nutzungsberechtigt für das CT-FV Mitgliederkommunikation sind alle Personen, die von einer am Projekt teilnehmenden Gemeinde per Presbyteriumsbeschluss mit Aufgaben der Mitgliederkommunikation beauftragt und dafür berechtigt werden, die darin beschriebenen Aufgaben zu erfüllen.
Zu den berechtigten Personengruppen können gehören:
• Pfarrpersonen und Mitarbeitende im gemeindepädagogischen und diakonischen Dienst im Rahmen des Gemeinsamen Pastoralen Amts bzw. die mit der Verwaltung einer Pfarrstelle beauftragten Theologinnen und Theologen
• Verwaltungsarbeitende in kirchlichen Körperschaften
• Ehrenamtlich tätige Personen
Zur Nutzung berechtigte Personen sind Anwenderinnen oder Anwender im Sinne dieser besonderen Nutzungsbedingungen. Eine Nutzung ist ausschließlich mit einer dienstliche
ekir.de E-Mail-Adresse möglich.
4. Digitale Identität der Anwenderin bzw. des Anwenders
Das Portal der EKiR stellt ein zentrales Identitätsmanagement (IDM) bereit. Einrichtung und Betrieb des IDM dienen ausschließlich dem Zweck der zentralen Verwaltung von Benutzerdaten für Authentifizierung, Provisionierung (Rollen und Berechtigungen) und zur sicheren Autorisierung am EKiR-Portal und somit auch dem CT-FV Mitgliederkommunikation.
5. Beantragung CT-FV Mitgliederkommunikation
Die Nutzung des CT-FV Mitgliederkommunikation ist durch die Anwenderin bzw. den Anwender über den im Portal der EKiR vorgesehenen digitalen Weg zu beantragen. Im Rahmen des digitalen Auftrages können Angaben zur kirchlichen Stelle und zu Amt und/oder Funktion und weitere erforderlich sein. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Der digitale Antrag wird an die für den Kirchenkreis zuständige Vertrauensinstanz zur Genehmigung weitergeleitet.
Angaben zur kirchlichen Stelle, zu kirchlichem Amt / Funktion und zeitlichen Befristungen können durch die Anwenderin bzw. den Anwender im persönlichen Profil (unter „Meine Kirche“) zugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die für die jeweilige kirchliche Stelle zuständige Vertrauensinstanz muss die Angaben digital bestätigen.
6. Berechtigungsvergabe im CT-FV Mitgliederkommunikation
Nach Genehmigung durch Presbyteriumsbeschluss wird der für den jeweiligen Kirchenkreis zuständigen Vertrauensinstanz nach Feststellung der Nutzungsberechtigung gemäß Ziff. 2 dieser besonderen Nutzungsbedingungen sowie die Akzeptanz der Nutzungsbedingungen die Antragstellung durch die Anwenderin bzw. den Anwender angezeigt und dokumentiert. Dies ist Voraussetzung für die Genehmigung durch die Vertrauensinstanz und die Einrichtung der Berechtigung der Anwenderin bzw. des Anwenders im CT-FV Mitgliederkommunikation.
Die zuständige Stelle im Landeskirchenamt, Dezernat 1.1 (Kompetenzzentrum Mitgliederkomm) veranlasst nach Freigabe durch die Vertrauensinstanz die Einrichtung und Verwaltung der Berechtigung (Rollen und Rechte) der Anwender bzw. Anwender*innen gemäß dem geforderten Tätigkeitsprofil für die freigegebene Anstellungskörperschaft im CTFV Mitgliederkommunikation. Stellt die Anwenderin bzw. der Anwender fest, dass ihm falsche oder zu weitgehende Berechtigungen eingeräumt wurden, teilt er dies der der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt, Dezernat 1.1 umgehend mit.
Bei Erstanmeldung oder Anpassung von Rechten und Rolle im CT-FV Mitgliederkommunikation erhält die Anwenderin bzw. der Anwender eine E-Mail mit dem Berechtigungsnachweis. Der Berechtigungsnachweis wird durch bzw. im Auftrag der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt Dezernat 1.1 mitgeteilt und versendet.
7. Rechte und Pflichten der Anwenderin bzw. des Anwenders
Die Anwenderin bzw. der Anwender hat das Recht, das CT-FV Mitgliederkommunikation zur digitalen Informationsverarbeitung und Auskunft ausschließlich nach Maßgabe dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu verwenden. Der Zugriff auf das CT-FV Mitgliederkommunikation ist an die digitale Zustimmung zu diesen besonderen Nutzungsbedingungen gebunden.
Die Anwenderin bzw. der Anwender ist verpflichtet:
a. die Vorgaben dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu beachten.
b. ausschließlich mit freigegebenen Endgeräten zu arbeiten, deren Nutzung ihr bzw. ihm im Rahmen der Zulassung gestattet wurden. Als zugelassen gelten alle dienstlichen oder privaten Endgeräte, die in der Geräteverwaltung des Portals unter „Mein Konto“ durch die Anwenderin oder den Anwender dem eigenen Konto zugefügt wurden und für welche eine Nutzungsvereinbarung (über die Nutzung von dienstlichen und / oder privaten Endgeräten) abgeschlossen wurde (s. ANB 4.2)
c. ausschließlich mit von der EKiR zugelassenen Anwendungen (u.a. Webbrowser) und Betriebssystemen zu arbeiten. Diese Liste kann im Portal unter „Hilfe“ eingesehen werden.
d. die in Punkt b) und Punkt c) genannten Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme mit den jeweils aktuellsten Programmupdates vorzuhalten. Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden (u.a. keine wichtigen Sicherheitsupdates mehr erhalten), dürfen nicht verwendet werden
e. Die EKiR ist berechtigt, vor Nutzung des CT-FV Mitgliederkommunikation einen Sicherheits-Schnelltest auf dem verwendeten Endgerät auszuführen. Hierbei wird kein Programmcode auf dem verwendeten Endgerät installiert. Der Sicherheits-Schnelltest erkennt vor Nutzung des CT-FV Mitgliederkommunikation relevante Sicherheitsprobleme. Sofern der Sicherheits-Schnelltest relevante Sicherheitsprobleme identifiziert, kann eine Nutzung des CT-FV Mitgliederkommunikation unterbunden werden. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält hierüber einen Hinweis und wird zum „Computercheck“ im Portal weitergeleitet. Mit Hilfe des Computercheck kann die Anwenderin bzw. der Anwender die Ursache für die verhinderte Anmeldung am CT-FV Mitgliederkommunikation identifizieren und beheben (lassen). Das jeweils letzte Prüfungsergebnis, welches zu einer Blockierung führte, wird im Benutzerdatensatz für die Dauer von 10 Tagen protokolliert und nach Zeitablauf automatisch gelöscht. Das protokollierte Prüfungsergebnis kann zur Benutzerunterstützung sowie für Fehleranalyse und -behebung genutzt werden.
f. Nutzung und Zugriff auf das CT-FV Mitgliederkommunikation sind ausschließlich innerhalb des Territoriums von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gestattet. Die EKiR ist berechtigt, eine Überprüfung des Herkunftslandes einer Datenverbindung durchzuführen. Hierzu wird die letzte von Endgerät und Webbrowser verwendete, um das letzte Oktett gekürzte IP-Adresse genutzt (Geolocation). Befindet sich die Anwenderin bzw. der Anwender außerhalb des Territoriums von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder kann der Standort nicht verifiziert werden, wird die Nutzung des CT-FV Mitgliederkommunikation verhindert. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält hierüber einen Hinweis. Das jeweils letzte Prüfungsergebnis, welches
zu einer Blockierung führte, wird im Benutzerdatensatz für die Dauer von 10 Tagen protokolliert und nach Zeitablauf automatisch gelöscht. Das protokollierte Prüfungsergebnis kann zur Benutzerunterstützung sowie für Fehleranalyse und -behebung genutzt werden.
g. dafür Sorge zu tragen, dass keine anderen Personen Kenntnis von bzw. Zugang zu den Authentifizierungsmedien (insbesondere Token) erlangen, sowie Vorkehrungen zu treffen, damit unberechtigten Personen der Zugang zum CT-FV Mitgliederkommunikation verwehrt wird.
h. Die gemeinsame Nutzung einer Identität durch mehrere natürlichen Personen ist nicht gestattet. Die Berechtigung kann nicht über Funktionsadressen ausgeführt werden!
i. die im CT-FV Mitgliederkommunikation bereitgestellten Dokumentationen und Daten weder ganz oder teilweise zu verändern, zu löschen, zu kopieren noch an Dritte weiterzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist, noch zu anderen als den erlaubten Zwecken zu nutzen.
j. bei der Benutzung der im CT-FV Mitgliederkommunikation zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten die rechtlichen und organisatorischen Vorgaben der EKiR, insbesondere zur Datensicherheit und zum Datenschutz, zu beachten.
k. neben den kirchlichen rechtlichen Vorgaben auch die staatlichen Normen, so z. B. das Bundesmeldegesetz und die hierzu erlassenen Ländervorschriften, einzuhalten.
8. Vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf das CT-FV Mitgliederkommunikation
Eine vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf CT-FV Mitgliederkommunikation kann durch die Vertrauensinstanz des jeweiligen Kirchenkreises jederzeit bei der bzw. der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt Dezernat 1.1 veranlasst werden. Die Anwender / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.
Sperrungsgründe sind z. B.:
• die Nichteinhaltung der dem Meldewesen zu Grunde liegenden rechtlichen Normen,
• die längerfristige Dienstbefreiung (z. B. Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Sabbatjahr),
• die längerfristige krankheitsbedingte Abwesenheit, oder
• ein wesentlicher Verstoß gegen diese besonderen Nutzungsbedingungen.
9. Jährliche Überprüfung und Entzug der Berechtigung
Entsprechend dem Berechtigungs- und Löschkonzept für das Fachverfahren CT-FV wird einmal jährlich geprüft, ob die vergebenen Berechtigungen weiterhin gültig sind oder ob der Berechtigungsgrund entfallen ist. Ein wichtiger Löschungsgrund ist z. B. die Beendigung oder Änderung des Amt- oder Dienstverhältnisses bei einer dem CT-FV Mitgliederkommunikation
zugeordneten kirchlichen Stelle. Für alle Personen, deren Berechtigung entfallen ist, wird die Berechtigung umgehend, spätestens innerhalb eines Zeitraums von einem Monat nach Bekanntwerden entzogen. Anwenderinnen und Anwender sind verpflichtet, in ihrer Person liegende Gründe, die zu einer vorübergehenden Sperrung des Zugriffs auf das CT-FV Mitgliederkommunikation oder zur Löschung der App CT-FV Mitgliederkommunikation führen können, unverzüglich der Vertrauensinstanz und der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt Dezernat 1.1 mitzuteilen.
Die Umsetzung der Löschung erfolgt gemäß Absatz 10 dieses Dokuments.
10. Löschung der App CT-FV Mitgliederkommunikation
Eine Löschung der App CT-FV Mitgliederkommunikation und somit der Entzug aller Rechte und Rollen im CT-FV kann durch die Vertrauensinstanz des jeweiligen Kirchenkreises jederzeit bei der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt Dezernat 1.1 oder durch die zuständige Stelle im Landeskirchenamt selbst veranlasst werden. Die Anwender / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.
11. Revision durch die MPK
Die MPK vergleichen im Rahmen einer regelmäßigen, jedoch mindestens vierteljährlichen, Überprüfung die Revisionsberichte des Identitätsmanagements (kirchliche Stelle, zugeordnete
Benutzer, Amt/Funktion, Berechtigungen) mit den Revisionsberichten aus dem CT-FV Mitgliederkommunikation und korrigieren mögliche Abweichungen. Die Revisionsberichte werden von der Stabstelle IT vorgehalten und der zuständigen Stelle im Landeskirchenamt Dezernat 1.1. bereitgestellt.
12. Datenschutz und Informationssicherheit
Bei Beantragung der App CT-FV Mitgliederkommunikation (s. 5) muss die Anwenderin bzw. der Anwender der Verpflichtung auf das Datengeheimnis gem. § 26 DSG-EKD digital zustimmen. Der Zugriff auf das CT-FV Mitgliederkommunikation ist an diese digitale Zustimmung gebunden. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält eine E-Mail mit einer Ausfertigung der Verpflichtung, eine weitere E-Mail erhält die zuständige Vertrauensinstanz.
Die örtlich zuständigen Datenschutzbeauftragten können auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz einen Bericht über die dem CT-FV Mitgliederkommunikation zugeordneten Benutzer pro kirchliche Stelle erhalten. Ebenso können sie auf Verlangen Einsicht nehmen in die bei der Vertrauensinstanz vorgehaltenen Verpflichtungserklärungen auf das Datengeheimnis.
Die örtlich zuständigen Datenschutzbeauftragten sollen die Anwenderin bzw. den Anwender des CT-FV Mitgliederkommunikation regelmäßig auf die Bestimmungen des Datenschutzes
hinweisen. Die Arbeitsabläufe der Anwender des CT-FV Mitgliederkommunikation sollen auf Regelungskonformität hin geprüft werden. Hierbei sind die Anwenderinnen und den
Anwender des CT-FV Mitgliederkommunikation zur Zusammenarbeit und Auskunft verpflichtet. Auffälligkeiten, die den Datenschutz oder die Datensicherheit des CT-FV Mitgliederkommunikation berühren, sind unverzüglich der oder dem örtlichen Datenschutzbeauftragten oder Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) anzuzeigen.
Die oder der örtlich zuständigen Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) kann auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz eine Auswertung erhalten, die dem CT-FV Mitgliederkommunikation zugeordneten Benutzer pro kirchlicher Stelle und die freigegeben und verwendeten Endgeräte nach 7. b) enthält. Die freigegebenen dienstlichen und privaten
Endgeräte der Anwender des CT-FV Mitgliederkommunikation können durch den oder die ISB auf Regelungskonformität hin überprüft werden (§5 ITSVO-EKD). Hierbei sind die Anwenderinnen und den Anwender des CT-FV Mitgliederkommunikation zur Zusammenarbeit, Auskunft und Unterstützung bei der Prüfung der Endgeräte verpflichtet.
13. Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen
Die EKiR behält sich vor, jederzeit Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen vorzunehmen. Solche Änderungen werden nur wirksam, wenn die Anwenderin bzw. der Anwender der Änderung nicht innerhalb eines Monats nach Zugang einer Änderungsmitteilung in Textform widerspricht und die EKiR die Anwenderin bzw. den Anwender auf diese Frist und das Widerspruchsrecht in der Mitteilung hingewiesen hat. Widerspricht die Anwenderin bzw. der Anwender innerhalb der Frist, gelten die früheren besonderen Nutzungsbedingungen weiter. Die EKiR ist in diesem Fall berechtigt, den Zugriff auf das CTFV Mitgliederkommunikation innerhalb von einem Monat ab Zugang des Widerspruchs unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zu sperren.