Das Handbuch Internes Kontrollsystem auf EKiR.intern im EKiR-Portal gibt Hilfen zu Fragen wie: Welche zeitlichen und sachlichen Abfolgen gehören in eine Prozessbeschreibung? Wer ist wie beteiligt? Wie wahrscheinlich ist es, dass bei den konkreten Prozessen ein Schaden eintritt? Wie lässt sich ein möglicher Schaden beziffern? Grundlage für die Gliederung der bereitgestellten Materialien ist der Aufgabenkatalog der Rechtsverordnung zum Verwaltungsstrukturgesetz. Rund 70 Dateien in Form von Excel- und Word-Dokumenten können Nutzerinnen und Nutzer in den Kirchenkreisen so für die Entwicklung eines eigenen IKS anpassen. Das Handbuch kann durch seine digitale Fassung stetig ergänzt und aktualisiert werden.
Gemeinsame Anstrengung für das Handbuch
„Wir wollen mit diesen Hilfen Kirchenkreise beim Aufbau und der Pflege des jeweils für sie passenden Internen Kontrollsystems unterstützen“, sagt Landeskirchenrätin Antje Hieronimus, Leiterin des Dezernats 4.2 Kirchenkreisangelegenheiten. In fünf Arbeitsgruppen und weiteren Untergruppen haben neben Mitarbeitenden aus dem Landeskirchenamt Fachkräfte aus der Rechnungsprüfung und aus Verwaltungsämtern in der rheinischen Kirche dazu ihre Arbeitskraft, Kompetenz und Erfahrung eingebracht. „Nur durch diese gemeinsame Anstrengung haben wir das Online-Handbuch erstellen können. Dafür sind wir sehr dankbar“, so Antje Hieronimus.
Risiken mit erheblichen Folgen
Der Aufbau eines Internen Kontrollsystems (IKS) hat mit dem Wechsel zur Wirtschafts- und Verwaltungsverordnung (WiVO) eine besondere Bedeutung bekommen. Mit der WiVO hat die vorzeitige Beratung gegenüber der nachträglichen Genehmigung ein größeres Gewicht bekommen. Das Interne Kontrollsystem hilft dabei, mit Prozessen verbundene Risiken sichtbar zu machen.
Das IKS-Projekt hat die Pflichtaufgaben der Kirchenkreise ausgewählt, die mit besonderen Risiken verbunden sind. Diese Risiken können wesentliche wirtschaftliche Folgen haben, zu rechtlichen Konsequenzen führen oder in der Öffentlichkeit einen erheblichen Einfluss auf die Reputation der Kirche haben. Jedes einzelne Risiko wurde nach Eintrittswahrscheinlichkeit und zu erwartenden Schäden im Eintrittsfall zusammengetragen.
Kontrollumfeld, Organisationskultur und Kommunikation
Der Artikel Kontrollumfeld, Organisationskultur und Kommunikation stellt im Handbuch Basis und Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Internes Kontrollsystem dar. „Eine starke Organisationskultur, fest verankert in der Mitarbeitendenschaft, sorgt in vielen Fällen effizienter dafür, dass ein IKS vordergründig Leitplanken setzen kann und dadurch Regeln eingehalten und Fehler vermieden werden“, schreibt die Leiterin des Duisburger Verwaltungsamtes und Autorin Svenja Stepper. Kleinteilige Kontrollen von allem und jedem hätten dagegen oft nicht die gewünschte Lenkungsfunktion.
Zum Kontrollumfeld führt die Diplom-Verwaltungswirtin aus, dass es Strukturen schaffe und Verantwortung und Zuständigkeiten festlege. „Das Kontrollumfeld bekennt sich zu Kompetenz“, so Stepper. Regelmäßige Kommunikation hinsichtlich der Wichtigkeit des IKS ist nach ihren Worten sowohl intern als auch extern erforderlich. Ziel sei es, eine Kommunikations- und Informationskultur zu schaffen.
Ein im Projekt erstelltes Plakat weist auf Arbeitshilfen hin, die in der Evangelischen Kirche im Rheinland zur Verfügung stehen. Dazu gehören neben dem Handbuch Internes Kontrollsystem das Handbuch Wirtschafts- und Verwaltungsverordnung (WiVO), der Musterpool-Verwaltung (MP-V) und das Fachinformationssystem Kirchenrecht.
??Downlad: „Wo finde ich was?“ – Wirtschaft und Verwaltung in der Evangelischen Kirche im Rheinland??