Oft hören Menschen, die Mitglied in der Kirche sind, sehr lange nichts von ihrer Kirche.
Die Mitgliederkommunikation soll das ändern und die individuelle Kommunikation zu verschiedenen Lebensereignissen erleichtern. Von der Einschulung, über den Umzug, hin zur standesamtlichen Hochzeit erhalten Mitglieder Post von ihrer Gemeinde – per Brief oder E-Mail. Bestenfalls entstehen so ein Dialog und Verbundenheit.
Damit die Gemeinden diese Aufgabe leichter als bislang umsetzen können, bietet das Projekt „Mitgliederkommunikation“ einen digital gestützten Prozess, der den Gemeinden die meiste Arbeit abnimmt und gleichzeitig Spielraum für individuelle Anpassungen lässt.
Welche technische Lösung unterstützt die Gemeinden?
Für die Umsetzung werden Module zur Mitgliederkommunikation der ChurchDesk-Software genutzt, die die Selektion der Meldedaten erleichtern. Die Meldedaten werden dafür aus Mewis importiert. Sofern vorhanden, können die Mitglieder dann per Mail direkt aus dem System angeschrieben werden oder für den Briefversand in einem Shop-System einer Druckerei (Web2Print) so verarbeitet werden, dass sie nach wenigen Klicks, Anpassungen und Kontrolle auf Richtigkeit automatisch gedruckt, gefaltet und pünktlich versandt werden. Sowohl in der Mail als auch im Brief befindet sich ein Link/Qr-Code zu einer Website mit weiteren Infos rund um den jeweiligen Anlass.
Was zeigen die ersten Erfahrungen aus der Praxis?
Seit Mai 2025 erproben acht rheinische Gemeinden diesen Prozess und haben dem Projektteam wertvolle Tipps und Rückmeldung gegeben, wie er noch besser werden kann. Die Gemeinden beschäftigen sich rund zwei Stunden im Monat mit der Umsetzung und haben von ihren Mitgliedern schon viele positive Rückmeldungen erhalten. Sei es auf der Straße, beim Bäcker oder im Gemeindebüro.
Welche Software kommt zum Einsatz?
Als Software-Lösung ist die neue Meldewesensoftware ITM.Kiris (Nachfolger von Mewis) vorgesehen. Da sich die Einführung von Kiris derzeit verzögert und auch der Funktionsumfang für Mitgliederkommunikation noch nicht abschließend geklärt ist, führen wir die Pilotierung mit der Software-Interimslösung „ChurchDesk“ fort.
Wie kann ich mitmachen und mehr erfahren?
2026 können bis zu 100 Gemeinden mit einsteigen. Dafür ist es KEINE Voraussetzung bereits ChurchDesk-Kunde zu sein. Wie dieses Projekt genau funktioniert, welche Möglichkeiten sich bieten und welche vorbereitenden Aufgaben dafür anstehen, erfahren Sie im Lösungsraum Mitgliederorientierung am 15. Dezember 2025, 10 bis 12 Uhr, am 22. Januar 2026, 19 bis 21 Uhr oder am 2. Februar 2026, von 10 bis 12 Uhr jeweils via Zoom.
Im Projekt Mitgliederkommunikation arbeiten Sie mit besonders schützenswerten personenbezogenen Mitgliederdaten. Aus diesem Grund sind ein paar wichtige Vorarbeiten nötig. Um Ihre Gemeinde möglichst schnell und effizient in das Projekt aufnehmen zu können, haben wir den Anmelde- und Einarbeitungsprozess transparent strukturiert und serviceorientiert vorbereitet.
Alle Infos zum Ausdruck finden Sie im Handout im Downloadbereich unten.
Gibt es auch Materialien, mit denen Gemeinden Mitgliederkommunikation manuell betreiben können?
Die neue Initiative „Kleine willkommen“ bietet tolles Material, um mit jungen Familien zu den Anlässen Geburt, Taufe und erster Geburtstag/Tauferinnerung in Kontakt zu kommen. Mit liebevollen Materialien – etwa Glückwunschkarten, Mulltüchern und Tattoos – werden Familien persönlich begrüßt und begleitet. Außerdem kann direkt zu passenden Gemeindeveranstaltungen eingeladen werden. Das Material steht im Kirche mit Kindern-Shop zur Verfügung: https://shop.kirchemitkindern.ekir.de/info/download.html
Projektteam
- Projektleiterin: Maren Kockskämper, Dezernentin Strategische Innovation
- Co-Projektleiterin Birgit Arndt, Referentin Mitgliederkommunikation
- Projektverantwortlicher: Dr. Johann Weusmann, Vizepräsident
- Beteiligte Arbeitsbereiche: Datenschutz, IT, Meldewesen, Kommunikation
- Beteiligte Gremien: Arbeitsgruppe Mitgliederkommunikation der Evangelischen Kirche in Deutschland, Innerkirchlicher Ausschusses