Oft hören Menschen, die Mitglied in der Kirche sind, sehr lange nichts von ihrer Kirche. Das Projekt Mitgliederkommunikation möchte das ändern durch eine kommunikative Begleitung entlang der eigenen Lebensreise.
Zu wichtigen Momenten im Leben erhalten Mitglieder eine persönliche Nachricht ihrer Kirchengemeinde – zum Beispiel zur Einschulung, bei einem Umzug, zur Hochzeit oder zum Geburtstag. Per Brief oder E-Mail zeigt die Gemeinde: Meine Kirche sieht mich. Sie interessiert sich für mein Leben. Sie bleibt mit mir in Kontakt.
Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen, dass diese anlassbezogene und persönliche Kommunikation sehr gut ankommt und ein wirksamer Weg ist, mit Mitgliedern wertschätzend und lebensnah in Kontakt zu treten.
Wie funktioniert Mitgliederkommunikation?
Das Projekt unterstützt Kirchengemeinden dabei, ihre Mitglieder regelmäßig und passend zu unterschiedlichen Lebenssituationen anzusprechen. Dafür werden digitale Prozesse genutzt, die erkennen, welche Mitglieder zu welchem Zeitpunkt angeschrieben werden können und weitgehend automatisiert den Versand per Post oder E-Mail ermöglichen.
Entscheidend ist dabei: Die Kommunikation bleibt Kommunikation der Kirchengemeinde. Die Gemeinde entscheidet, zu welchen Anlässen sie Kontakt aufnehmen möchte. Texte, Unterschriften, Logos und gemeindespezifische Inhalte können angepasst werden. Die technische Abwicklung und der regelmäßige Versand laufen anschließend im Hintergrund ohne Aufwand für die Gemeinden.
So verbindet Mitgliederkommunikation zwei Ziele: persönliche und individuelle Ansprache vor Ort – bei möglichst wenig zusätzlichem Verwaltungsaufwand für die Gemeinden.
Was zeigen die Erfahrungen aus der Praxis?
Das Projekt ist 2025 gestartet und wurde 2026 deutlich ausgeweitet. Mittlerweile beteiligen sich mehr als 60 Gemeinden.
Die Rückmeldungen von Mitgliedern sind vielfach positiv. Gleichzeitig hat die Pilotphase gezeigt, dass der bisherige Prozess für viele Gemeinden noch zu arbeitsintensiv war: Trotz zunehmender Teilautomatisierung waren monatlich etwa zwei bis drei Stunden für die operative Umsetzung erforderlich. Weniger als die Hälfte der Pilotgemeinden hat den Versand deshalb regelmäßig angestoßen.
Die Konsequenz daraus lautet: Die Idee funktioniert – der Prozess muss einfacher werden.
Wie wird das Projekt weiterentwickelt?
Deshalb wird die Mitgliederkommunikation derzeit neu aufgestellt. Künftig arbeitet die Evangelische Kirche im Rheinland dabei mit der Evangelischen Kirche der Pfalz und gegebenenfalls weiteren Landeskirchen zusammen. Gleichzeitig erfolgt ein System-Wechsel von ChurchDesk zu ChurchTools.
Ziel ist es, möglichst viele Aufgaben zentral zu bündeln und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. Gemeinden sollen zu Beginn festlegen können, welche Anlässe sie nutzen möchten und wie ihre Kommunikation aussehen soll. Der regelmäßige Versand von Briefen und E-Mails soll anschließend weitgehend automatisch erfolgen. Der neue Prozess soll im ersten Quartal 2027 zur Verfügung stehen.
Welche Software kommt zum Einsatz?
Die Mitgliederkommunikation wird künftig über ChurchTools umgesetzt. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren insbesondere die besseren Möglichkeiten zur Automatisierung und Kooperation mit anderen Landeskirchen sowie die Anforderungen an den Schutz der IT-Sicherheit.
Die Software-Module werden in Deutschland gehostet. Vertragspartner ist das Kirchliche Rechenzentrum (KRZ) Südwestdeutschland, das mit den Anforderungen des DSG-EKD vertraut ist und in diesem Projekt mit ChurchTools kooperiert. Eine Datenschutzfolgeabschätzung sowie eine umfassende IT-Sicherheits-Prüfung liegen vor.
Was bedeutet das für bisherige Pilotgemeinden?
Für Gemeinden, die Mitgliederkommunikation bislang mit ChurchDesk umgesetzt haben, gibt es einen geordneten Übergang. Sie können ChurchDesk für die Mitgliederkommunikation zunächst weiter im bisherigen Umfang nutzen – längstens bis Oktober 2027 beziehungsweise bis zum Wechsel des Meldewesensystems. Die dafür benötigten ChurchDesk-Module sowie die Nutzung des Web2Print Shops für den Briefversand werden den bereits aktiven Pilotgemeinden in diesem Zeitraum weiterhin kostenlos zur Verfügung gestellt.
Gemeinden, die vollständig von ChurchDesk zu ChurchTools wechseln möchten, soll zudem ein kostenfreier Umzugsservice zur Verfügung stehen. Auf Wunsch kann auch eine bestehende Homepage zu ChurchTools übertragen werden.
Was sind die Vorteile der neuen Lösung?
Für die Gemeinden soll Mitgliederkommunikation künftig vor allem einfacher und verlässlicher werden:
- Weniger laufende Arbeit: Wiederkehrende Prozesse werden stärker automatisiert und zentral unterstützt.
- Weiterhin individuell: Gemeinden entscheiden über Anlässe, Texte und gemeindespezifische Inhalte.
- Gemeinsam statt allein: Durch die Zusammenarbeit mit anderen Landeskirchen können Erfahrungen, Prozesse und Strukturen gemeinsam genutzt werden.
- Günstigerer Versand: Kooperationen sollen Druck und Versand einfacher und kostengünstiger machen.
- Flexible Schulungen: Videos, Tutorials und Online-Veranstaltungen können über eine E-Learning Plattform im eigenen Tempo genutzt werden.
- Hohe Datensicherheit: Die eingesetzten Software-Module werden in Deutschland gehostet.
Wie kann meine Gemeinde mitmachen?
Der neue automatisierte Prozess wird derzeit vorbereitet und soll im ersten Quartal 2027 zur Verfügung stehen. Über die nächsten Schritte und Möglichkeiten zur Teilnahme informieren wir ab November 2026:
am Dienstag, 03. November 2026 von 10.00 bis 11.30 Uhr und von 16.30 bis 18.00 Uhr sowie
am Dienstag, 10. November 2026 von 10.00 bis 11.30 Uhr und von 16.30 bis 18.00 Uhr.
Projektteam
- Projektleiterin: Maren Kockskämper, Dezernentin Strategische Innovation
- Co-Projektleiterin Birgit Arndt, Referentin Mitgliederkommunikation
- Projektmitarbeiterin: Jessica Herget, Assistenz: Alexandra Bleck
- Projektverantwortlicher: Dr. Johann Weusmann, Vizepräsident
- Beteiligte Arbeitsbereiche: Datenschutz, IT, Meldewesen, Kommunikation
- Beteiligte Gremien: Arbeitsgruppe Mitgliederkommunikation der Evangelischen Kirche in Deutschland, Innerkirchlicher Ausschusses
