Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertreterinnen und Vertretern der Kirchenkreise sowie des Landeskirchenamts hat folgenden Nutzen eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems für die Evangelische Kirche im Rheinland herausgearbeitet:
Allgemeiner Nutzen durch das gemeinsame DMS
- Breiter, aber abgesicherter Zugriff auf relevante Dokumente für Usergruppen durch Lese- oder Schreibzugriff und geeignete Berechtigungen.
- Bei engerer Zusammenarbeit oder Fusion können Dokumente sofort gemeinsam weitergenutzt werden.
- Kosten für dezentrale Datenspeicher können reduziert werden.
- Durch Mitgabe von Ablaufdaten können notwendige Voraussetzungen für den geplanten Aufbau eines Langzeitarchivs geschaffen werden.
- Gestaltung der digitalen Arbeitswelt, Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität (weniger Wegzeiten, Erleichterung von Homeoffice, moderne Bürokommunikation, Beitrag zur CO2-Reduzierung (Fahrstrecken, Postwege, Ausdrucke).
- Eine bereits geplante Angleichung von sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen innerhalb eines Kirchenkreises kann mit der Einführung von DMS unterstützt werden, EKiR-weit werden Arbeitsweisen in Teilen vereinheitlicht.
Elektronische Ablage statt Papierablage zur gemeinsamen Nutzung
- Eingescannte Eingangspost ist sofort für verschiedene Nutzer und Einheiten verfügbar (zum Beispiel für Fachabteilungen im Verwaltungsamt, in der Gemeinde eingegangene gescannte Eingangspost für das Verwaltungsamt, für remote arbeitende Mitarbeitende), E-Mail- und Postversand wird reduziert.
- Auf zusammengehörende Dokumente eines Vorgangs kann leicht zugegriffen werden, da dieser über Metadaten klassifiziert ist (zum Beispiel Autor, Datum, Dokumenttyp, Dokumentstatus, Rubrik im Aktenplan … sowie frei zu vergebende Schlagworte).
- Ggegebenfalls Ablage von Dokumenten aus Fachanwendungen, die nicht über ein integriertes Archiv verfügen (zum Beispiel Liegenschaftsanwendungen, Kitaanwendungen).
- Informationen können von einem breiten Empfängerkreis (zum Beispiel Presbyterien, Pfarrer, Ehrenamtliche) bei Bedarf eingesehen werden, ohne dass diese mit Dokumenten per E-Mail versorgt werden müssen.
- Bei Ausscheiden oder Wechsel von Mitarbeitenden gehen keine Dokumente verloren.
Aktuelle Informationen jederzeit und leicht verfügbar
- Dokumente, die nicht in Fachanwendungen mit integriertem Archiv abgelegt sind (Wilken, Kidicap, Session) sind an einer Stelle aktuell zur gemeinsamen Nutzung verfügbar (zum Beispiel Mitarbeitende in Gemeindebüros können von jedem Standort auf alle Dokumente zugreifen).
- Dokumente, die in elektronischen Fachanwendungen mit Archiv abgelegt werden, können über eine übergreifende Suche gefunden werden (zum Beispiel Eingangsrechnungen, die zu einem Bauvorgang gehören).
- Ablage und Suche nach verschiedenen Kriterien möglich nicht nur in einer Dimension (Serverablage). Mit der Klassifizierung gemäß Aktenplan wird eine einheitliche EKiR-weite Klassifizierung definiert. Darüber hinaus Freiräume bei der Vergabe von Metadaten, unter anderem sind individuelle Substrukturen unterhalb der vorgegebenen Aktenplanstruktur möglich.
- Leichter Zugriff über das Portal.
- Durch das System unterstützte Ablage von E-Mails im DMS (durch Vorschlag von Klassifizierungsmerkmalen aus der E-Mail).
Effizienz- und Qualitätssteigerung in der Bearbeitung von häufig wiederkehrenden Vorgängen
- Nutzung von Vorlagen, die im DMS bereitgestellt werden, fördern die Standardisierung und damit eine bessere Nachvollziehbarkeit von Inhalten.
- Muster und Hinweise zur leichteren und einheitlichen Umsetzung können bereitgestellt werden und sind jederzeit aktuell verfügbar.
- Die gemeinsame Bearbeitung eines Vorgangs ist möglich, so dass aktueller Status und Änderungshistorie von Dokumenten jederzeit erkennbar und wenn notwendig dauerhaft gespeichert werden kann. Mailversand von Dokumenten entfällt.
- Alle in einem Vorgang beteiligten Personen haben den gleichen Informationsstand, Rückfragen und Doppelarbeiten werden reduziert (zum Beispiel Kirchmeisterinnen und Kirchmeister können sich über den Stand des Bauantrags jederzeit informieren).
- Schnelle Ablage, Weitergabe und Recherche von Arbeitsstand und Dokumenten ohne E-Mail und Papier (zum Beispiel Vorbereitung von Gremiensitzungen – wenn keine Fachanwendung Session im Einsatz ist).
- Einzelne häufig wiederkehrende Arbeitsschritte können durch einfache Workflows unterstützt werden – diese können durch Kirchenkreise selbst definiert werden.
Ablaufunterstützung für klar strukturierte einheitenübergreifende Prozesse
- Workflows zur Unterstützung von einheitenübergreifenden Abläufen (zwischen Kirchenkreis/Veraltungsamt und Gemeinde oder zwischen Kirchenkreis/Verwaltungsamt und Landeskirchenamt usw.) können hinterlegt werden und damit einen verbindlich einzuhaltenden Prozess unterstützen.