Das Landeskirchenamt hat 2014 erstmals Empfehlungen zur Personalbemessung gemäß § 4 der Rechtsverordnung zum Verwaltungsstrukturgesetz erlassen. Diese entstanden nach intensiver Mitwirkung von Verwaltungsleitenden und Auswertung der Verhältnisse in den Gemeinsamen Verwaltungsämtern nach damaligem Stand.
Mit der nachstehenden Dokumentation aus Februar 2023 liegt das Ergebnis der Überarbeitung dieser Personalbemessung vor. Es erfolgte eine umfassende Durchsicht hinsichtlich Neuerungen und Änderungen, die Berücksichtigung einiger Wahlaufgaben und eine zusätzliche Betrachtung der Gemeindebüros.
Gründe für die Veränderungen
Neben der Überarbeitung der Bemessung der Pflichtaufgaben ist an einigen Stellen eine ergänzende Betrachtung der Wahlaufgaben mit Bemessungsvorschlag erfolgt. Diese zusätzliche Bemessung kann bei Bedarf herangezogen werden, je nachdem ob die Wahlaufgaben beim Gemeinsamen Verwaltungsamt wahrgenommen werden oder Anhaltspunkte für die Ausstattung von Gemeindebüros hilfreich sind. Ausdrücklich ist damit nicht verbunden, dass die Aufgabe zu einer Pflichtaufgabe wird, nur weil ein Bemessungsvorschlag erarbeitet wurde.
Mit der Überarbeitung der Bemessung wird ein neuer Rahmen gesetzt, der für einigen Verwaltungen zu Abweichungen gegenüber der bisherigen Bemessung nach oben oder unten führt. Werden Aufgaben in den Verwaltungsämtern in einem vom „Standard des Aufgabenkatalogs“ abweichenden Umfang wahrgenommen, ist die Bemessung entsprechend vor Ort anzupassen: Hier sind gegebenenfalls örtliche Strukturen, bisherige Bemessungswerte und Entwicklungen flexibler zu berücksichtigen und örtliche Besonderheiten einzupreisen.
(Sprachliche) Änderungen am Aufgabenkatalog wurden dann vorgenommen, wenn es Bitten um Konkretisierung der Formulierungen gab oder die aufgrund (rechtlicher) Änderungen die Formulierungen angepasst werden mussten.
Grundlagen
Maßgebliche Grundlage für das Personalbemessungssystem ist die Definition wesentlicher Berechnungsparameter: Neben den fachlich ausgerichteten Werten der einzelnen Aufgabenfelder zur Bemessung der Arbeitsmenge ist dies die Festlegung „eines durchschnittlichen Vollzeitäquivalents“ (VZÄ). Auf der Basis vorliegender Durchschnittswerte sind als Ausgangsgröße für ein VZÄ (Basis 39 Std./Woche) ca. 87.000 Jahresarbeitsminuten/Jahr (netto) bzw. ca. 1.450 Std./Jahr zu Grunde zu legen. Dabei sind Urlaubs-, Krankheits- sowie Rüst- und Verteilzeiten bereits berücksichtigt. Die Nettoarbeitszeit ermittelt sich wie oben in der Abbildung dargestellt.
Die Werte zur Personalbemessung sind ausschließlich aufgabenorientiert dargestellt. Durch dieses Bemessungssystem soll weder eine Festlegung über die organisatorische noch über eine personelle Zuordnung vorgegeben werden. Hinsichtlich der Frage der Angemessenheit der Stellenausstattung sollte insofern ein „gesamthafter Blick“ über alle Aufgabenfelder erfolgen.
Für die einzelnen Werte ist stärker als bisher eine Orientierung an Zielwerten erfolgt. Diese wurden von den teilnehmenden Verwaltungsämtern ausgelotet. Es sind hier bereits Schwankungen in der Bearbeitungszeit berücksichtigt.
Mit der Tabelle zur Personalbemessung können die Verwaltungen ihre spezifischen Fallzahlen eintragen, aus denen sich dann die empfohlenen Werte zur Personalbemessung ergeben.
Das Landeskirchenamt dankt allen Mitwirkenden an der Überarbeitung der Personalbemessung, der zusätzlichen Betrachtung der Aufgaben von Gemeindebüros und der Entwicklung von Organisationsmodellen sehr herzlich für Ihren Einsatz.