Wie können Projekte schnell, effektiv und effizient umgesetzt werden? Der Leitfaden für Projektmanagement der Evangelischen Kirche im Rheinland gibt Antworten darauf. Er dient als Handbuch und Nachschlagewerk. Die Regelungen und Abläufe helfen bei der Planung und Realisierung von Projekten. Größere Projekte in der Landeskirche werden so nach einheitlichen Standards professionell und transparent gemanagt.
Vielfältiger Nutzen
Der Nutzen erweist sich in vielen Bereichen. So verwenden die Beteiligten in der Projektkommunikation immer die gleiche Begrifflichkeit. Dazu heißt es im Leitfaden: „Man versteht Gesagtes gleich. Die Kommunikation verbessert sich, das Vorgehen wird transparenter, es entsteht ein kooperativeres Arbeitsklima. Ehrenamtliche können Projektabläufe besser nachvollziehen, Entscheidungen qualifizierter vorbereiten.“
Der Praxisleitfaden orientiert sich in den Grundlagen an den DIN-Normen zum Projektmanagement. Unter dem Begriff „Projektmanagement“ wird hier die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ verstanden.
Flexible Anwendung in der Praxis
Flexibilität in der Anwendung der Instrumente sind ein wesentliches Element des Leitfadens. Je nach Projektgröße oder Projektkomplexität sind Instrumente flexibel zu handhaben. „Ein Werkzeug kann mal breiter und intensiver, mal schlanker und weniger komplex oder auch gar nicht genutzt werden“, heißt es im Leitfaden. Projektleitende sollten darauf achten, dass jeweils eine angemessene Nutzung der Tools die gute Dosis ausmacht – ein Zuviel an Projektbürokratie sei ebenso kontraproduktiv wie ein Zuwenig an Regelung.
Der Leitfaden setzt auf die Kompetenz und das Engagement der Mitarbeitenden. Für Projektleitende, Projektbeteiligte und Entscheidungsverantwortliche ist der Leitfaden eine verbindliche Handlungsanleitung. Die Systematik des Projektmanagements wird mit den gemachten Erfahrungen zudem stetig fortentwickelt.
Toolbox mit praktischer Anleitung
Praktische Anleitung bietet eine phasenbezogene Toolbox ausgewählter Projektmanagement-Werkzeuge wie Checklisten, methodische Anleitungen, Moderationshinweise, Konzept- und Formatvorlagen, Anwendungsbeispiele, Einordungs- und Bewertungskriterien. Die Dokumente stehen hier zum Download bereit. Sie sind auch im Projektleitfaden anklickbar zum Herunterladen aus dem Intranet.
Der Landesynode der rheinischen Kirche hatte im Januar 2021 nach den Erfahrungen mit der Software-Umstellung im Rechnungswesen erklärt, dass das Wissen und die Erfahrung, Projekte zu planen und durchzuführen, eine erforderliche Leitungskompetenz sind. Der mit der Agentur HLP-Organisationsberater erarbeitete Praxisleitfaden ist nun Basis für die Projektarbeit in der Landeskirche.
Alle Dokumente zum Praxisleitfaden Projekmanagement aus der Tool-Box stehen hier zum Download bereit.