Doppelte Aktenablage, Schriftstücke, die immer wieder neu per E-Mail verschickt werden, eine aufwendige Suche nach Dokumenten oder ihrer aktuellen Version – dies soll in Verwaltungsämtern, Gemeindebüros sowie kreiskirchlichen und gemeindlichen Einrichtungen bald der Vergangenheit angehören. Mit Beschluss der Landessynode 2021 stellt die Evangelische Kirche im Rheinland Kirchenkreisen ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Es soll die wichtigsten Bedarfe abdecken und sie in ihren Arbeitsprozessen sowie der Zusammenarbeit zwischen den kirchlichen Ebenen unterstützen.
Mehrere Personen können einen Vorgang bearbeiten
„Das Dokumentenmanagementsystem ist ein Auffangbecken für alle aktenwürdigen Dokumente, die nicht in einer Fachanwendung verwaltet werden“, erklärt Landeskirchenamts-Verwaltungsoberrätin Britta Franke, die die Einführung des Systems unter dem Projektnamen „Papyrus“ leitet. So könnten etwa Unterlagen von Gremiensitzungen, aus dem Beschaffungswesen oder dem Bereich Bauen und Liegenschaften dort abgelegt werden. „Über die Vergabe von Berechtigungen ist die gemeinsame Bearbeitung eines Vorgangs durch verschiedene Personen möglich.“ Eine Änderungshistorie mache die verschiedenen Arbeitsstände nachvollziehbar, beschreibt Franke Vorteile des Systems. „Dabei sind alle Dokumente durch Suchbegriffe und Ordnungskriterien eindeutig klassifiziert, jederzeit abrufbar und nur einmal abgelegt.“ Auch gescannte Eingangspost und E-Mails könnten direkt in das System integriert werden und Kirchenkreisen helfen, ihren internen Postversand zu reduzieren, erklärt die Projektleiterin. Bei Kooperationen oder auch Fusionen könnten Kirchenkreise mit wenigen Klicks ihre Unterlagen miteinander teilen.
Dokumente sind ortsunabhängig verfügbar
In der ersten Phase des Projekts sind drei Kirchenkreise an das System angebunden worden. In mehreren Schritten sollen weitere Kirchenkreise, die das System nutzen möchten, und auch das Landeskirchenamt folgen. Die Kosten werden überwiegend durch die Beteiligten refinanziert. Die Software InfoShare der Firma Kendox wird zunächst in den Verwaltungsämtern der beteiligten Kirchenkreise zum Einsatz kommen. Final sollen auf Gemeindeebene auch Mitglieder des Presbyteriums damit arbeiten können. „So bietet das DMS langfristig eine gemeinsame Plattform für ehrenamtlich und beruflich Mitarbeitende, welche nicht nur die Digitalisierung und Standardisierung in der rheinischen Kirche weiterbringt, sondern auch umweltschonend und nachhaltig ist“, erklärt die Projektleiterin. Zugriff auf das System erhalten Nutzerinnen und Nutzer über das EKiR-Portal. „Dadurch sind auch für Menschen, die im Homeoffice arbeiten, ortsunabhängig die für sie relevanten Dokumente verfügbar“, sagt Franke. Über den aktuellen Stand des Projekts informiert der Artikel Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage.