IKS und Verwaltung
Das Interne Kontrollsystem (IKS), das sukzessive an die Stelle von Genehmigungsvorbehalten tritt und so die Eigenverantwortung der Körperschaften im Umgang mit Risiken stärkt, setzt eine fachlich qualifizierte und dienstleistungsorientierte Verwaltung voraus.
Mit der Umsetzung der Verwaltungsstrukturreform sind die strukturellen Voraussetzungen hierfür geschaffen. Die innere Ausgestaltung der Organisation, die Gewinnung und Führung von Mitarbeitenden und die kosteneffiziente Weiterentwicklung der Ämter bleibt aber eine Herausforderung für die Zukunft.
Dazu gehört auch die Entwicklung eines IKS innerhalb der Verwaltung mit entsprechenden Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen und Prozessbeschreibungen, nicht zuletzt mit einer positiven Gestaltung der Kultur innerhalb der Verwaltung, die als lernende Organisation offen für Fehler und dem Lernen daraus ist.
IKS muss aber auch zwischen den Ebenen entwickelt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Bereitstellung von Mustern für wichtige Presbyteriumsbeschlüsse. Dazu zählen die Einstellung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin oder Musterverträge zur Vermietung von Räumen. Checklisten, was zum Beispiel bei einer Fusion oder einer Entwidmung zu beachten ist, gehören genauso dazu wie Fortbildungselemente, etwa zu Fragen des neuen Datenschutzrechts.
IKS kann aber nur dann wirklich gelingen, wenn alle Ebenen einbezogen sind. Dies gilt insbesondere für das Zusammenspiel von Kirchengemeinden und gemeinsamer Verwaltung.
Nicht alles kann so bleiben wie es ist!
Ein Presbyterium trägt Verantwortung für Mitarbeitende, die Verwaltung und Entwicklung der Liegenschaften und die Finanzen der Gemeinde. Viele Aufgaben werden durch Ehrenamtliche wahrgenommen unter Einsatz von viel Zeit und Kraft. Dies bedeutet häufig eine große Herausforderung, wenn es darum geht, rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten, das notwendige Fachwissen zu erwerben und die Abstimmung zum Beispiel mit dem Kirchenkreis oder anderen Gemeinden zu suchen.
Die Aufgabe der Verwaltung ist es, die Mitarbeitenden in diesen Fragen zu unterstützen und auch Aufgaben abzunehmen. Damit dies gut gelingen kann, ist es aber wichtig, dass gegenseitig Informationen weitergegeben werden. Das bedeutet, dass die Verwaltung zum Beispiel informiert ist über die Projektepläne der Gemeinde. Auf der anderen Seite heißt das, dass die Verwaltung über Rechtsänderungen informiert oder Abstimmungsprozesse zwischen den Gemeinden im Kirchenkreis organisiert.
Hierfür wird es aber notwendig sein, dass bestimmte Regeln des Zusammenspiels zwischen Verwaltung und Kirchengemeinde gelten. Nur so ist es möglich, dass Begleitung möglichst kostengünstig erfolgen kann und im Sinne eines IKS dazu führt, dass die Entscheidungen des Presbyteriums schon so gut vorbereitet und geprüft sind, dass es im Idealfall gar keines weiteren Verfahrens wie zum Beispiel einer Genehmigung bedarf.
Das Gemeindebüro – wichtiges Scharnier zwischen Gemeinde und Verwaltungsamt
Eine ganz wichtige Funktion übt dabei das Gemeindebüro aus. Hier können Informationen aus der kreiskirchlichen Verwaltung und von den Mitarbeitenden der Gemeinde zusammenlaufen. Die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter im Gemeindeamt weiß genau, wer ihre, seine Ansprechperson in der Verwaltung ist. Sie, er kann Informationen oder Unterlagen weitergeben und nimmt Anfragen oder Informationen aus der Verwaltung entgegen. Dabei entscheidet die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter für wen in der Gemeinde diese Information wichtig sein könnte.
Durch festgelegte Bürozeiten ist für die Verwaltung transparent, wann die Gemeinde erreichbar ist. Sie hat die Gelegenheit durch Treffen aller Gemeindeamtsmitarbeitenden sich auf bestimmte Vorgehensweisen in der Zusammenarbeit zu verständigen und auch den Austausch untereinander etwa über Good-Practice-Beispiele zu fördern.
