Die Wahrnehmung kirchlicher Aufgaben in Form von Vereinen oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) kann von Vorteil sein. Leitungsorgane sollten sich aber gut überlegen, ob das sinnvoll ist.
Eigenbetrieb oder GmbH?
Viele kirchliche Körperschaften besitzen Anteile an einer gemeinnützigen GmbH, die meist diakonische Aufgaben etwa in der Altenhilfe wahrnimmt. Die Entscheidung, den Arbeitsbereich in eine GmbH zu überführen, wurde meistens mit dem Ziel vorgenommen, Haftungsrisiken zu begrenzen und unternehmerische Entscheidungen schneller treffen zu können. Darüber hinaus bietet die GmbH in Form der Gesellschaftsanteile die Möglichkeit, mit anderen kirchlichen aber auch nicht-kirchlichen Beteiligten eine Aufgabe gemeinsam wahrzunehmen.
Die Rahmenbedingungen haben sich inzwischen geändert, so dass ein Leitungsorgan genau überlegen sollte, ob eine solche Ausgliederung nach wie vor sinnvoll ist. Haftungsrisiken sind in der Regel nicht gemindert worden. Bei finanziellen Schwierigkeiten tritt die kirchliche Körperschaft in der Regel über Bürgschaften, Darlehen oder Zuschüsse für die Schulden ein, um öffentlichen Schaden zu vermeiden. Schnelle Entscheidungen sind auch nicht ausgeschlossen, wenn der Aufgabenbereich im verfasst kirchlichen Bereich bleibt, da das Kirchenrecht inzwischen weitgehende Delegationsmöglichkeiten auch auf Einzelpersonen vorsieht.
Zuletzt ist mit der Einführung des kirchlichen Eigenbetriebs eine Form innerhalb der verfassten Kirche geschaffen worden, die es ermöglicht, unternehmerische Entscheidungen schnell zu treffen, aber wichtige strategische Entscheidungen in der Hand des Presbyteriums, des Kreissynodalvorstandes oder eines Verbandsvorstandes zu belassen.
Umfassende Hinweise über die Vor- und Nachteile des Handelns in privatrechtlichen Organisationsformen wie GmbH oder Verein bietet die Broschüre „Kirchlich handeln in privatrechtlichen Organisationsformen“.
Mandatsträger in einer GmbH
Aufsichtsräte oder Gesellschafterversammlungen müssen mit Menschen besetzt werden und oft findet sich eine Ehrenamtliche oder ein Ehrenamtlicher in einem solchen Gremium wieder. Auch wenn über die Vermögenshaftpflichtversicherung Mandatsträger abgesichert sind, ist eine große Verantwortung mit einem solchen Amt verbunden.
Die Broschüre „Im Aufsichtsrat – was nun?“ gibt einige Hilfestellungen für die Übernahme und Ausübung eines solchen Amtes.
Wozu eigentlich Beteiligungsverwaltung?
Die Beteiligungsverwaltung umfasst Verwaltungsaufgaben, Unterstützung der Mandatsträger und Beteiligungscontrolling.
Die Beteiligungsverwaltung für die Beteiligungen des Kirchenkreises ist maßstabsgerecht zur Art, Menge und wirtschaftlichen Bedeutung der Beteiligungen im Verwaltungsamt auszugestalten. Die kreiskirchliche Beteiligungsverwaltung wird durch das Landeskirchenamt beraten.
1.A
Welche Beteiligungen werden von der Beteiligungsverwaltung betrachtet?
Beteiligungen nach § 34 der Wirtschafts- und Verwaltungsverordnung (WiVO) umfassen grundsätzlich alle Unternehmen in privater Rechtsform. Mittelbare Beteiligungen (z. B. Tochter- / Enkelgesellschaften, etc.) dieser Unternehmen werden ebenfalls berücksichtigt.
Beispiele für Rechtsformen (juristische Personen des privaten Rechts):
(gemeinnützige) Gesellschaften mit beschränkter Haftung (gGmbH, GmbH) und ähnlich geregelte (z. B. UG, KG, eingetragene Vereine e. V., Genossenschaften e. G.).
Beispiele für Unternehmenszwecke, die in Form juristischer Personen des privaten Rechts verwirklicht werden könnten:
Diakonische Werke, Altenheime, Pflegeeinrichtungen, Sozialstationen, Krankenhäuser, Bildungseinrichtungen (Kita, OGS o.ä.), Beschäftigungs- und Qualifizierungseinrichtungen, Wohnungsgesellschaften.
Verbände, Eigenbetriebe und unselbständige Stiftungen unterstehen der kirchlichen Aufsicht und müssen nicht durch die Beteiligungsverwaltung betreut werden. (Eigenbetriebe werden durch § 33 WiVO geregelt und berichtsmäßig durch die Regelung in § 98 Absatz 2 Nr. 4 WiVO im Jahresabschluss erfasst.)
Selbständige Stiftungen unterliegen einer eigenen Stiftungsaufsicht und sind deshalb nicht Gegenstand der Beteiligungsverwaltung.
Kirchliche Eigenbetriebe (und kreiskirchliche diakonische Werke), die sich aufgrund Ausnahmegenehmigung nach § 26 Absatz 4 Verwaltungsstrukturgesetz (VerwG) selbst verwalten, sollen durch die Beteiligungsverwaltung betrachtet werden, insbesondere dann, wenn zudem nach Handelsgesetzbuch bilanziert wird.
1.B
Aufgaben der Beteiligungsverwaltung
Die Beteiligungsverwaltung umfasst als Pflichtaufgaben nach dem Verwaltungsstrukturgesetz Verwaltungsaufgaben, Beratung und Beteiligungscontrolling für Beteiligungen gemäß § 34 WiVO.
Die in den Verwaltungen vorhandenen Qualifikationen (z. B. Bilanzbuchhalter/in oder Leitung Finanzabteilung) sind ausreichend, um die grundlegenden betriebswirtschaftlichen und gesellschaftsrechtlichen Sachverhalte sowie Ergebnisse von Prüfungsberichten zu erfassen. Anlassbezogen und nur bei Bedarf können zusätzliche Kompetenzen eingeholt werden (z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Steuerberatungen, Fachanwälte, DW-RWL, Kirchenkreisdezernat etc.).
1.B1
Verwaltungsaufgaben
Die Beteiligungsverwaltung legt Beteiligungsakten an, in denen die wesentlichen Unterlagen zur jeweiligen Beteiligung dauerhaft abgelegt werden.
Diese Akten stellen die jederzeitige Auskunftsfähigkeit zu den gesellschaftsrechtlichen Verhältnissen und den Jahresabschlüssen der Gesellschaften sicher:
- Gesellschaftervertrag bzw. Satzung,
- Registerauszüge,
- Zusammensetzung der Organe,
- Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte.
Weitere Unterlagen, insbesondere Protokolle und Sitzungsunterlagen sowie Quartalsabschlüsse, Wirtschaftspläne u. ä., können bei Bedarf beim Mandatsträger oder der Gesellschaft angefordert werden.
1.B2
Beratungsaufgaben
a) Unterstützung der kirchlichen Gesellschafter bei der Gründung oder Veränderung einer Beteiligungsgesellschaft
Die Beteiligungsverwaltung unterstützt kirchliche Körperschaften beim Antragsverfahren nach § 34 WiVO und koordiniert die entsprechenden Arbeitsschritte. Dies gilt für neue Beteiligungen wie auch bei der Änderung von Gesellschaftsverträgen oder Satzungen bereits bestehender Beteiligungsgesellschaften. Zudem wird die Stellungnahme der Superintendentin bzw. des Superintendenten nach § 34 Absatz 3 WiVO und die Einbeziehung des LKA bei Gründung (Auslegung kirchliches Interesse, etc.) koordiniert und organisiert.
Die Beteiligungsverwaltung gibt dazu Hinweise an die Leitungsgremien, damit diese sicherstellen, dass kirchliche Vorschriften eingehalten werden. Besonders wichtig ist die Aufnahme des landeskirchlichen Genehmigungsvorbehalts sowie Informations- und Auskunftsrechte für die zuständige Beteiligungsverwaltung (§ 7 Absatz 3 WiVO-RL) in Gesellschaftsverträge und Satzungen.
Die Beteiligungsverwaltung wirkt darauf hin, dass die kirchlichen Gesellschafter zusätzlich zur Mitwirkung der kirchlichen Ebenen erforderliche externe Unterstützung (z. B. durch Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer, Beratung durch eine Fachanwältin oder Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Notarin und Notar) in Anspruch nehmen.
b) Die Beteiligungsverwaltung stellt Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, die neu in der Aufgabe sind, Informationen zum Aufgabenumfang und zur damit einhergehenden Verantwortung zur Verfügung (z. B. durch Broschüre „Aufsichtsrat was nun“) und vermittelt Fortbildungsangebote (z.B. Kurzseminar bei der Führungakademie für Kirche und Diakonie in Berlin „Fit für den Aufsichtsrat“)
c) Die Beteiligungsverwaltung wirkt darauf hin, dass Mandatsträger (ggf. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung) regelmäßig in den Leitungsgremien über die strategische und wirtschaftliche Entwicklung der Beteiligung berichten (ein- bis zweimal jährlich oder anlassbezogen).
1.B3
Beteiligungscontrolling
a) Beteiligungsberichte in Jahresabschlüssen der Körperschaften.
Die Beteiligungsverwaltung erstellt den vorgeschriebenen Beteiligungsbericht als Anlage zum Jahresabschluss der jeweiligen Körperschaft gemäß § 99 Absatz 1 Nummer 6 WiVO bzw. wirkt bei der Erstellung durch die für den Jahresabschlusses zuständigen Stelle mit. Sofern Beteiligungen einer Körperschaft vorhanden sind, wird immer ein Beteiligungsbericht (siehe Muster zur WiVO) erstellt. Dieser enthält eine Übersicht aller Beteiligungen der Körperschaft sowie für die relevanten Beteiligungen (Mehrheitsbeteiligung > 50 Prozent oder Nominalwert der Beteiligung > 5 Prozent der Bilanzsumme der Körperschaft oder konkretes Risiko) eine Erläuterung. Diese wird aus den Kernaussagen des Prüfungsberichts der Beteiligungsgesellschaft gewonnen.
Sofern der Prüfungsbericht nahelegt, dass eine weitergehende Beschäftigung mit der Beteiligungsgesellschaft erfolgen sollte, wirkt die Beteiligungsverwaltung auf Einschaltung geeigneter externen Kompetenzen hin (z. B. Beratung durch Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung).
b) Beteiligungsübersicht auf Ebene des Kirchenkreises
Die Beteiligungsverwaltung soll regelmäßig eine zusammenfassende Übersicht über alle Beteiligungen im Kirchenkreis erstellen. Die Übersicht fasst Angaben aus den Beteiligungsberichten der Körperschaften zusammen. Wenn alle Beteiligungen nur durch den Kirchenkreis gehalten werden, gilt der Beteiligungsbericht für den Jahresabschluss des Kirchenkreises als Übersicht. Diese Beteiligungsübersicht ist dem Kreissynodalvorstand zur Kenntnis vorzulegen. Sie umfasst mindestens die folgenden Angaben:
Namen der Gesellschafter und der Gesellschaften sowie der Beteiligungsquoten,
Angaben zum Ergebnis der Jahresabschlussprüfungen einschl. konkreter Risiken.
Die Beteiligungsübersicht kann auch weitere Angaben enthalten, wenn der KSV dies festlegt, insbesondere:
Gesellschaftszwecke und andere Daten aus dem aktuellen Abdruck des entsprechenden Registers,
ausgewählte wirtschaftliche Zahlen gemäß Prüfungsbericht,
Angaben zu den Organmitgliedern.
1.C
Zusammenfassung der wesentlichen Aufgaben der Beteiligungsverwaltung
Regelmäßig
Anforderung und Archivierung der geprüften Jahresabschlüsse der Beteiligungsgesellschaften.
Erstellung der Beteiligungsberichte für die Jahresabschlüsse der kirchlichen Körperschaften auf Grundlage der geprüften Jahresabschlüsse der Beteiligungsgesellschaften.
Erstellung einer kreiskirchlichen Beteiligungsübersicht.
Hinwirkung auf regelmäßige Berichterstattung über die Entwicklung der Beteiligung in Sitzungen des Leitungsgremiums der kirchlichen Körperschaft.
Anlassbezogen
Kirchenrechtliche Beratung der kirchlichen Körperschaften / der Mandatsträger bei Neugründungen und wesentlichen Änderungen, insbesondere bei genehmigungspflichtigen Vorhaben.
Abgabe von Hinweisen an die kirchlichen Körperschaften und Mandatsträger zu Verantwortlichkeiten, die sich aus Prüfungsbemerkungen, Regelungsbedarfen, verweigerten Testaten oder bei Drohen eines Insolvenzverfahrens der Beteiligungsgesellschaft ergeben.
