Eine Kirchengemeinde handelt durch die Beschlüsse des Presbyteriums. Es gibt aber ein paar Ausnahmen.
Beschlüsse des Presbyteriums
Anders als bei anderen Organisationen, zum Beispiel bestimmten Unternehmensformen, gibt es in einer Kirchengemeinde keine Geschäftsführerin oder keinen Geschäftsführer, die oder der selbstständig Entscheidungen treffen kann. Die Entscheidungen von kirchlichen Körperschaften in der Evangelischen Kirche im Rheinland werden in der Regel durch ein gewähltes Kollegialorgan getroffen. Das sind das Presbyterium oder auf kreissynodaler Ebene die Kreissynode und der Kreissynodalvorstand.
Ein solches Kollegialorgan kann nur durch Beschlüsse seinen gemeinsamen Willen zum Ausdruck bringen, daher ist wichtig, dass solche Beschlüsse genau formuliert, ordnungsgemäß abgestimmt und anschließend genauso protokolliert werden. Handelt es sich um Beschlüsse, die Voraussetzung für weiteres rechtsgeschäftliches Handeln sind, etwa weil ein Darlehensvertrag oder ein Kaufvertrag abgeschlossen werden soll oder eine Genehmigung einzuholen ist, muss ein Auszug aus dem Protokoll gefertigt und dieser beglaubigt werden, um den Nachweis über den Beschluss erbringen zu können.
Beglaubigungen
Beglaubigungen von Protokollauszügen werden in der Regel von der gemeinsamen Verwaltung vorgenommen, da sie diese für die weitere Umsetzung des Presbyteriumsbeschlusses braucht. Sie kann aber auch von der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden des Presbyteriums vorgenommen werden.
Oftmals werden auch Pfarrerinnen und Pfarrer von Gemeindemitgliedern gebeten, Zeugnisse zu beglaubigen. Dies kann nicht absehbare Risiken mit sich bringen, da viele staatliche Stellen diese Beglaubigungen nicht anerkennen und so Bewerbungen mit derartig beglaubigten Zeugnissen unberücksichtigt bleiben. Ausführliche Hinweise zu Beglaubigungen finden Sie im Download-Dokument.
Entscheidungen, die einen Beschluss des Leitungsorgans erfordern, sind in jedem Fall die in Artikel 14 der Kirchenordnung (KO) genannten Fälle, so zum Beispiel alle Entscheidungen, die mit dem Erwerb, der Veräußerung oder der Belastung von Grundstücken zu tun haben.
Musterbeschluss zum Grundstücksverkauf
Das (Leitungsorgan) beschließt – vorbehaltlich der kirchenaufsichtlichen Genehmigung – das zum (zum Beispiel Pfarrvermögen) gehörende Grundstück (Adresse) eingetragen im Grundbuch von (Stadt), Blatt (eintragen), Gemarkung (eintragen), Flur (eintragen), Flurstück(e) (eintragen), (Zahl) qm, an (Käufer) zum Preis von (Summe) Euro zu verkaufen.
Ein Bieterverfahren wurde durchgeführt.
Der vom Verkaufserlös verbleibende Buchgewinn wird dem (…-Vermögen) zugeführt.
Was sind Geschäfte der laufenden Verwaltung?
Es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Kauf von Bastelmaterial oder jedes Gespräch mit einem Mitarbeitenden durch das gesamte Presbyterium erfolgen kann. Für Geschäfte der laufenden Verwaltung ist daher kein Presbyteriumsbeschluss notwendig.
Geschäfte der laufenden Verwaltung
Geschäfte der laufenden Verwaltung sind Routineangelegenheiten, die für den Auftrag der Kirche weder sachlich, kirchenpolitisch noch finanziell von grundsätzlicher Bedeutung sind, die sich im Rahmen des Haushalts bewegen und nach feststehenden Regeln erledigt werden können.
In vielen Fällen gibt es in einer Kirchengemeinde keine ausdrückliche Verständigung darüber, was eigentlich als Geschäft der laufenden Verwaltung anzusehen ist und wer welche Geschäfte tätigen darf.
Die Kontrolle erfolgte in der Vergangenheit durch das Feststellungs- und Anordnungsrecht, das in der Regel beim Finanzkirchmeister, bei der Finanzkirchmeisterin und dem Vorsitz liegt. Problematisch ist an dieser Stelle aber, dass das Rechtsgeschäft bei Vorliegen einer Rechnung ja bereits getätigt ist, die Kirchengemeinde also gar keine andere Wahl mehr hat, als die Rechnung zu begleichen. Es ist daher sinnvoll, dass ein Presbyterium zu Beginn seiner Amtszeit oder anlässlich der Verabschiedung des Haushalts festlegt, wer über welche Haushaltsstellen verfügen darf, gegebenenfalls auch bis zur Höhe welcher Summe. Dies können einzelne Mitarbeitende sein, aber auch ein Ausschuss der Gemeinde.
Zu berücksichtigen ist, dass auch die gemeinsame Verwaltung bestimmte Geschäfte der laufenden Verwaltung für die Kirchengemeinde tätigen darf. Welche das sind, ergibt sich aus der kreiskirchlichen Satzung für die Verwaltung.
Beauftragungen
Oft ist es sinnvoll, wenn bestimmte komplexe Aufgaben nicht von der Gesamtheit des Leitungsgremiums erfüllt werden müssen, sondern an sachkundige Personen delegiert werden können. Solange es sich um Geschäfte der laufenden Verwaltung handelt, ist hierfür auch keine besondere Satzung notwendig, es reicht ein einfacher Beschluss des Presbyteriums aus.
Beispiel Ehrenamtskoordination
Es ist sinnvoll, für den zunehmend wichtiger werdenden Bereich „Ehrenamtliche Mitarbeit in der Gemeinde“ ein Konzept zu entwickeln und einzelne Personen oder ein Gremium mit der Koordination der ehrenamtlichen Arbeit zu beauftragen. Klare Zuständigkeiten und Ansprechpersonen für diesen Bereich erhöhen die Attraktivität einer Gemeinde im Bereich Partizipation. Die Beauftragung zur Ehrenamtskoordination könnte zum Beispiel folgende Unteraufgaben enthalten:
- Budget-Verantwortung für Fahrt- und Materialkosten,
- Verwalten eines Fortbildungsetats für ehrenamtlich Mitarbeitende,
- Erfassung und Pflege der Daten ehrenamtlich Mitarbeitenden,
- Gewinnung neuer ehrenamtlich Mitarbeitender,
- Begleitung aller ehrenamtlich Mitarbeitenden.
Wichtig ist, dass das Presbyterium genau beschreibt, was Inhalt der Beauftragung sein soll, welche Unterstützung die oder der Beauftragte etwa durch das Gemeindebüro oder beruflich Mitarbeitende bekommt. Die oder der Beauftragte sollte Gelegenheit haben, dem Presbyterium über seine Arbeit zu berichten.
Delegation durch Satzung
Bei größeren Kirchengemeinden, die viele Gebäude haben oder Einrichtungen betreiben, zum Beispiel einen Kindergarten oder eine Diakoniestation, kann es sinnvoll sein, dass das Presbyterium auch wichtige Entscheidungen oder die Leitung einer Einrichtung an Fachausschüsse oder auch Einzelpersonen delegiert. Hierfür ist eine Satzung notwendig. § 16 des Kirchenorganisationsgesetzes bestimmt, an wen Aufgaben delegiert werden können. Aufgaben, die in Art. 14 Abs. 1 KO genannt sind, dürfen allerdings nicht delegiert werden. Hier muss nach wie vor das Presbyterium selbst die Entscheidung treffen. Wichtig ist, dass sich das Presbyterium bei der Formulierung einer Satzung durch die Verwaltung beraten lässt. Es empfiehlt sich auch, auf Mustersatzungen zurückzugreifen.
Links zu Mustersatzungen
Kirchenorganisationsgesetz
Der Bereich „Leitung und Aufsicht“ ist Mitte März 2024 rechtlich in das neu geschaffene Kirchenorganisationsgesetz übergegangen.
Mehr Informationen dazu gibt es im Artikel: „Die neue Kirchenordnung und das neue Kirchenorganisationsgesetz“
