Die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems (IKS) richtet sich in erster Linie an die Verwaltung. Es kann aber nur dann sinnvoll betrieben werden, wenn sich alle Ebenen auf bestimmte Abläufe verständigen.
Wozu IKS?
Die Kontrolle ist das natürliche Gegenüber des Vertrauens – ein hohes Gut nicht nur für die Kirche, sondern alle Handelnden im gesellschaftlichen Miteinander. Die Erfahrung zeigt: Vertrauen ist mühsam erarbeitet, es ist nicht erzwingbar. Und es ist schnell verspielt.
Weil das so ist, gehört es zu den dringenden Pflichten kirchlichen Handelns – insbesondere auch kirchlichen Verwaltungshandelns – dafür zu sorgen, dass Vertrauen in die Institution gerechtfertigt ist und angemessen: Hierzu dient ein Internes Kontrollsystem. Sehr schlicht beschrieben bewirkt ein Internes Kontrollsystem, dass es keine Prozesse im Verwaltungshandeln gibt, die im engsten Sinne unkontrolliert ablaufen.
Es ist ein Instrument, das fortlaufend die Prozesse in einer Organisation betrachtet und versucht, durch verschiedene Maßnahmen zu verbessern, insbesondere Fehlerquellen und kritische Abläufe zu beseitigen. Im Gegensatz zur Innenrevision, die immer im Nachgang auf Prozesse schaut, ist das IKS gegenwartsbezogen. Es ist also Bestandteil der laufenden Prozesse. So ist ein funktionierendes IKS Voraussetzung für die Umsetzung des risikoorientierten Prüfungsansatzes der Rechnungsprüfung. Dieser sieht vor, dass Detailprüfungen im Einzelnen entfallen können, wenn das Risiko in der Körperschaft als gering eingestuft wird. Dabei wird vor allem überprüft, ob eine Einrichtung über ein funktionierendes IKS verfügt.
Definition Internes Kontrollsystem (IKS)
Ein in die Betriebsabläufe eingebetteter Prozess, der von Führungskräften und Mitarbeitenden durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern und mit ausreichender Gewähr sicherzustellen, dass die betreffende Körperschaft im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung folgende Ziele erreicht:
- Sicherung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe;
- Erfüllung der Rechenschaftspflicht;
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften;
- Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden.
Gastinger, Karin: Das interne Kontrollsystem – ein weitreichendes Managementinstrument
IKS in der WiVO
Einige Elemente eines Internen Kontrollsystems sind bereits in die WiVO aufgenommen worden, um die Prozesse etwa zwischen Kirchengemeinde, Verwaltung und Landeskirchenamt zu beschreiben. Andere Instrumente müssen auf Kirchenkreisebene von Kreissynodalvorstand und Verwaltung gemeinsam mit den Kirchengemeinden entwickelt werden.
- Prozessbeschreibungen
Kirchenkreise haben Prozesse etwa für das Verfahren beim Verkauf eines Gebäudes oder für die Vorbereitung von Presbyteriumssitzungen festgelegt. Abgesehen davon sind zahlreiche Prozesse innerhalb der Verwaltung beschrieben, um die Qualität und Effizienz der inneren Organisation sicherzustellen. Solche finden sich auch in dem gemeinsam erarbeiteten IKS-Handbuch.
- Checklisten
In der WiVO finden sich zahlreiche Checklisten, die klar festlegen, was bei Beantragung einer Genehmigung vorzulegen ist.
- Musterverträge
Das Landeskirchenamt hat zahlreiche Musterverträge entwickelt, die geprüft und auf die Interessenlage von kirchlichen Körperschaften angepasst sind. Sie sind hier im Intranet zu finden. In vielen Fällen löst die Verwendung eines Mustervertrages eine Genehmigungsfiktion aus, das heißt, dass solche Verträge nicht genehmigt werden müssen, sondern sofort nach Abschluss gelten.
Ein Beispiel für eine Genehmigungsfiktion findet sich in § 18 Absatz 6 der WiVO-Richtlinie für die Vermietung von Gottesdienststätten:
Die Genehmigung für Mietverträge und Nutzungsvereinbarungen gemäß § 48 Absatz 3 WiVO gilt als erteilt, wenn der Mustervertrag verwendet wurde und es sich nicht um die einzige Gottesdienststätte der kirchlichen Körperschaft handelt.
Viele Verwaltungen haben für ihre Kirchengemeinden auch Musterbeschlüsse und weitere Musterverträge entwickelt, auf die Presbyterien zurückgreifen können. Das Landeskirchenamt wird fortlaufend weitere Muster entwickeln.
- Geschäftsordnungen
§ 87 WiVO sieht verpflichtend eine Geschäftsordnung für die Finanzbuchhaltung vor, in der dort bestimmte Gesichtspunkte enthalten sein müssen.
- Vier-Augen-Prinzip
Ein wesentliches Prinzip eines IKS ist, dass in der Regel zwei Personen einen Sachverhalt bearbeiten, bevor er zur Umsetzung gelangt. Ein rechtlich normiertes Beispiel ist der Prozess des Anordnens und Feststellens, das von zwei verschiedenen Personen vorgenommen werden muss. Darüber hinaus wird aber auch in Geschäftsordnungen oder Prozessbeschreibungen das Vier-Augen-Prinzip bei risikoanfälligen Sachverhalten festgelegt werden. Etwa, dass eine Abteilungsleitung bestimmte Sachverhalte aus seiner Abteilung zur Kenntnis nimmt, bevor sie nach außen gegeben werden.
Kirchenorganisationsgesetz
Der Bereich „Leitung und Aufsicht“ ist Mitte März 2024 rechtlich in das neu geschaffene Kirchenorganisationsgesetz übergegangen.
Mehr Informationen dazu gibt es im Artikel: „Die neue Kirchenordnung und das neue Kirchenorganisationsgesetz“
