Der Dienstweg ist ein wichtiges Instrument, damit die Superintendentin oder der Superintendent ihre beziehungsweise seine Verantwortung wahrnehmen kann. Im elektronischen Zeitalter kommt er aber an seine Grenzen.
Der Dienstweg – wozu?
Die Superintendentin oder der Superintendent trägt Verantwortung für die Leitung des Kirchenkreises. Dazu gehört die Vertretung des Kirchenkreises in der Öffentlichkeit genauso wie das Führen der Aufsicht über die Kirchengemeinden und ihre Verbände (vergleiche § 79 Absatz 2 Kirchenorganisationsgesetz).
Um diese Funktion ausüben zu können, ist es daher wichtig, dass alle Informationen – insbesondere die, die die landeskirchliche Ebene betreffen, – bei der Superintendentin oder dem Superintendenten zusammenlaufen. Information darüber, dass eine Pfarrerin einen Antrag auf vorzeitige Versetzung in den Ruhestand stellt oder dass eine Kirchengemeinde eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gründen möchte, sind beispielsweise Sachverhalte, die wichtig für andere Prozesse im Kirchenkreis sind. Sie können etwa die Pfarrstellenkonzeption oder die Haftungsgemeinschaft aller Gemeinden im Kirchenkreis berühren, z. B. wenn eine GmbH in eine finanzielle Schieflage gerät.
Für die Bearbeitung im Landeskirchenamt kann es hilfreich sein, wenn die Superintendentin oder der Superintendent einen Vermerk auf einem kirchengemeindlichen Schreiben anbringt, der auf besondere Umstände, Konflikte oder Interessen anderer Beteiligter hinweist. Ein Schreiben aus dem Landeskirchenamt bedarf möglicherweise einer besonderen Begleitung in der Kommunikation und sollte z. B. persönlich ausgehändigt werden oder mit einem Besuch in dem Presbyterium verbunden werden.
Damit wird allerdings auch deutlich, dass allgemeine Informationen, die sich nicht auf einen Einzelfall beziehen, nicht Gegenstand des Dienstweges sind. So werden Rechtsänderungen im Amtsblatt veröffentlicht, Ankündigen für Veranstaltungen oder Arbeitshilfen im Internet oder EKiR.intern eingestellt oder Informationen per E-Mail an Verwaltungen oder alle kirchlichen Körperschaften versendet, ohne dass hier eine besondere Beteiligung des Superintendentenamtes vorgesehen ist.
Dennoch ist auch in diesen Fällen zu prüfen, ob es angesichts der Leitungsfunktion des Superintendentenamtes nicht sinnvoll sein kann, Informationen zunächst nur an Superintendenturen zu geben, sodass sie je nach Situation im Kirchenkreis aufbereitet und vermittelt werden können.
Für wen gilt der Dienstweg?
Der Dienstweg gilt zunächst dann, wenn eine Kirchengemeinde an die Kirchenleitung oder das Landeskirchenamt schreibt. Das Schreiben der Kirchengemeinde muss den Willen der Kirchengemeinde verkörpern, der in der Regel durch einen Beschluss des Presbyteriums zum Ausdruck gekommen ist. Unterzeichnet ist das Schreiben von einer Vertreterin oder einem Vertreter der Kirchengemeinde, der oder dem das Führen des Schriftverkehrs übertragen worden ist, z. B. der oder dem Vorsitzenden des Presbyteriums oder einem Mitarbeitenden der Verwaltung.
Die Einhaltung des Dienstweges gilt aber auch für einzelne Mitarbeitende. Frühere Fassungen der Kirchenordnung sprachen von „Amtsträgern“. Durch den Ersatz dieses Begriffs durch den Begriff „Mitarbeitende“ ist es etwas unklarer geworden, wer tatsächlich den Dienstweg einhalten muss, ob er tatsächlich für alle beruflich und ehrenamtlich tätigen Mitarbeitenden gilt.
In der Tat ist davon zunächst auszugehen. In der Praxis wird es sich aber in der Regel nur um Pfarrerinnen und Pfarrer, Presbyterinnen und Presbyter, insbesondere Kirchmeisterinnen und Kirchmeister handeln.
Ist der Dienstweg noch zeitgemäß?
Die Vorschriften über den Dienstweg gehen von der klassischen Kommunikation per Brief aus, sodass fraglich ist, ob er im elektronischen Zeitalter noch ein adäquates Mittel ist. Die gegenwärtige Regelung geht davon aus, dass auch E-Mails, die nach Form und Inhalt einem Schriftstück vergleichbar sind, zunächst nur der Superintendentin oder dem Superintendenten zugeleitet werden, die oder der sie dann weiterleiten soll. Das Gleiche gilt natürlich für den umgekehrten Weg.
In der Praxis erweist sich diese Regelung aber als wenig tauglich. Dies liegt zum einen daran, dass das Medium der E-Mail gerade gewählt wird, damit die Information ohne Zeitverzögerung beim Empfänger ankommen soll. Es widerstrebt dem Absendenden daher, die E-Mail nicht sofort zuzustellen, sondern nur der Superintendentur zu schicken. Im Zweifel würde auch die Superintendentur davon ausgehen, dass ein Weiterleiten nicht erforderlich ist und die Information würde nicht ankommen.
Hinzu kommt, dass viel umfänglicher kommuniziert wird als in früheren Zeiten. Bevor es zu einem offiziellen Anschreiben kommt, ist oft umfangreicher Beratungskontakt über E-Mail geschehen, der auch für die Begleitung von Prozessen im Kirchenkreis wichtig sein könnte. Diese Fülle von Informationen ist durch eine Einzelperson aber nicht mehr sinnvoll zu verarbeiten.
Die Zunahme der Geschwindigkeiten im digitalen Zeitalter erfordern folglich andere Mechanismen, um den Sinn und Zweck des Dienstweges zu erfüllen. Hierzu gehört, dass Absender sorgfältiger prüfen, ob und wie die Superintendentin oder der Superintendent beteiligt werden sollte. Reicht eine Kopie auf einer E-Mail aus? Oder sollte es zunächst nur einen Kontakt mit dem Superintendenten geben, der auch telefonisch sein kann? Wird unabhängig von einer E-Mail durch die Superintendentin schon einmal eine Information an das Landeskirchenamt gegeben? Sind Prozesse im Verwaltungsamt so gestaltet, dass etwa bei Genehmigungsanträgen die Beteiligung und Information des Superintendenten schon vor Absendung des Genehmigungsantrages erfolgt ist und kreiskirchliche Anliegen schon einfließen konnten?
Diese Fragen machen deutlich, dass Kommunikation zwischen den Ebenen einer grundlegenden Veränderung unterworfen ist. An manchen Stellen stellt dies eine größere Herausforderung dar, weil nicht auf starre Prozesse zurückgegriffen werden kann. Auf der anderen Seite kann es aber auch zu befriedigenderen Abläufen und zu einem Vertrauenszuwachs untereinander führen.
Kirchenorganisationsgesetz
Der Bereich „Leitung und Aufsicht“ ist Mitte März 2024 rechtlich in das neu geschaffene Kirchenorganisationsgesetz übergegangen.
Mehr Informationen dazu gibt es im Artikel: „Die neue Kirchenordnung und das neue Kirchenorganisationsgesetz“
Aktuelle Überlegungen zum Dienstweg in der rheinischen Kirche, eine Prozessbeschreibung sowie eine Powerpoint-Präsentation finden Sie im Artikel Arbeitshilfe für Kommunikationsprozesse.
