Ist der Haushalt die Chance kirchliche Arbeit darzustellen, so ist der Jahresabschluss der Punkt, an dem die Arbeit des vergangenen Jahres zahlenmäßig dokumentiert und ausgewertet wird. Bislang erfreut er sich, wenn rechtzeitig erstellt und positiv, nur beiläufiger Wertschätzung – es ist ja mal wieder gut gegangen.
Die Wertschätzung sollte sich ändern. Der Jahresabschluss bietet den Anlass, auf ein Jahr zurückzuschauen und –nicht nur im übertragenen Sinne – Bilanz zu ziehen und Schlüsse daraus zu ziehen. Natürlich ist der geprüfte Jahresabschluss auch die Gelegenheit zur Entlastung der Leitung und damit auch der Verwaltung.
Für Gremienmitglieder in der Synode ist der Entlastungsbeschluss schon auch ein Angang: Hatte man während des Finanzvortrags gerade die Bilanz gefunden und aufgeblättert, war schon zum Gesamtergebnis übergegangen worden. Jahresabschluss positiv. Negativ in Wilken ist positiv. Ergebnisvortrag (… warum denn jetzt ein Vortrag und wann denn und zu welchem Thema?), Gebäuderücklage, Rückstellungen, Bilanzergebnis (… war das jetzt auch positiv gewesen? Müsste das negativ sein, um positiv zu sein?)– Entlastungsempfehlung.Stille.Vorsichtiger Blick in die Runde – was machen die anderen? Steht jemand aufgebracht auf? Die Atmosphäre scheint friedlich. Fragen? Nein. (… doch, viele, aber wo anfangen? Jetzt bloß keine Blöße geben. Souverän nach vorne schauen. Einfach ruhig weiteratmen.) Im vergangenen Jahr war es an dieser Stelle noch turbulent geworden. Abstimmung. Aha, es recken sich viele Arme. … Alle? … Scheint so, also dann doch auch: Arm gestreckt. Einige Enthaltungen auch. Warum denn das jetzt? Stimmt irgendwas nicht? Wäre es besser gewesen, sich auch zu enthalten? Dankbar mitapplaudiert beim Dank auch an die Finanzbuchhaltung. Tolle Arbeit, wirklich. Dass die das alles verstehen. Stimmung schon gelöster. Wenn das mal gut geht … macht man sich eigentlich strafbar, wenn jetzt nun doch irgendwas nicht stimmt? Erst mal Pause. Gott sei Dank.
Ein Kaffee wird jetzt guttun.
Der Jahresabschluss dient nicht nur der Steuerung, sondern auch der Rechenschaftslegung gegenüber Gremien und Öffentlichkeit. Die Rechnungsprüfung ermöglicht Gremien, über die Entlastung der Leitung zu beschließen.
Für die Ordnung einer Körperschaft hat der Jahresabschluss viele Funktionen:
Das Jahresergebnis gibt Aufschluss darüber, ob der Haushalt wie geplant umgesetzt worden ist oder ob es Abweichungen gegeben hat. Damit dient er auch als Steuerungsinstrument, kann der Plan-Ist-Vergleich doch eine gute Basis sein für die anstehende Planung der folgenden Haushaltsjahre.
Die Bilanz ist der Blick auf die Entwicklung des Vermögens – der Anhang nicht nur Beiwerk, sondern wesentlicher Bestandteil.
Es ist im Übrigen nur das Jährlichkeitsprinzip, die die Bilanz zum 31. Dezember des Jahres vorsieht. Sie könnte, wie natürlich auch das Ergebnis als Zwischenergebnis, jederzeit im Jahr erstellt werden. Und auch die Steuerung passiert im Idealfall nicht nur jährlich, sondern mit Plan-Ist-Vergleichen und Auswertungen auch unterjährig zur Unterstützung der Leitung für Entscheidungen.
Neben Ergebnisrechnung und Bilanz sind der Anhang mit seinen Anlagen (§§ 98 und 99 WiVO), der Lagebericht (§ 100 WiVO) und die Kapitalflussrechnung (Abschnitt 6.10) Bestandteile des Jahresabschlusses. Für Anhang und Lagebericht gibt es Mustertexte bei EKiR.intern. Die Erstellung des eher zahlenbasierten Anhangs ist vorrangig Aufgabe der Finanzbuchhaltung, während die inhaltlichen Angaben des Lageberichtes eher durch die Gremien beziehungsweise deren Betreuerinnen und Betreuer benannt werden können.
Schließlich ist die formale Zusammenstellung der notwendigen Bestandteile des Jahresabschlusses Gegenstand der Prüfung durch die Rechnungsprüfung der Evangelischen Kirche im Rheinland.
Für Gremienmitglieder, insbesondere auf synodaler Ebene in den Kirchenkreisen, ist es vollkommen unmöglich, sich im Einzelnen in die Buchungen und die Verwaltung des Jahres einzuarbeiten. Die Rechnungsprüfung vertritt die Synode mit der unabhängigen Prüfung der Verwaltung. Sie prüft nicht nur einzelne Buchungen (in der Regel stichpunktartig) und die Ergebnisse auf formale Richtigkeit und Plausibilität, sondern ebenso die Vollständigkeit der Unterlagen zum Jahresabschluss. Auch die Wirtschaftlichkeit des Handelns und das Funktionieren der Verwaltung insgesamt sind Prüfungsgegenstand, zum Beispiel, ob es ein Internes Kontrollsystem gibt und Prozesse bei Entscheidungen eingehalten und Beschlüsse umgesetzt werden. Schwerpunktprüfungen, etwa der Personal- oder Vermögensverwaltung, können die Prüfung ergänzen.
Liegt der Synode ein Prüfungsbericht mit einem Testat und der Entlastungsempfehlung vor und ist der Finanz- und Lagebericht in der Synode vorgestellt worden mit der Gelegenheit für die Synode, sich zum Jahresabschluss zu äußern, sind die formalen Voraussetzungen für eine Entlastung gegeben. Dann kann auch das nicht finanz-affine Synodenmitglied die Entlastung beschließen.
Was tun, wenn es keine Entlastungsempfehlung gibt?
Anders sieht der Fall aus, wenn der Prüfungsbericht keine Entlastungsempfehlung gibt. Hier müssen Synodale genauer hinschauen. Es wird Begründungen hierfür geben. Genau diese müssen Kreissynodalvorstand und Verwaltung den Synodalen aber in nachvollziehbarer Art darlegen. Hier darf auch ruhig nachgefragt werden. Sind die Erklärungen überzeugend und haben die Synodalen das Vertrauen, dass versprochene Maßnahmen ergriffen werden, können sie trotzdem die Entlastung erteilen.
Was passiert, wenn nicht entlastet wird?
Tatsächlich passiert erst einmal nichts. Die Entlastung oder Nichtentlastung ist eine politische Willensäußerung und so entfaltet sie auch nur politische Wirkung. So kann die Nichtentlastung von anderen Beschlüssen flankiert werden, die sich auf notwendige organisatorische Maßnahmen beziehen und auch zu personellen Konsequenzen führen können. Zu beachten ist im Gegenzug, dass auch eine Entlastung nicht dazu führt, dass das entlastete Gremium von jeglicher Haftung befreit ist, wenn sich etwa im Nachgang herausstellt, dass Untreuetatbestände vorliegen.
