Wenn der Haushalt beschlossen wurde und das neue Haushaltsjahr begonnen hat: Wie gibt eine Gemeinde Geld aus und wie nimmt sie es ein? Wer wird tätig und was ist dafür notwendig?
Das Leben einer Gemeinde muss auch wirtschaftlich einfach funktionieren können.
Ein Beschluss und die Bestimmung von Personen ist dafür die Grundlage.
Wer darf Verträge abschließen und für die Gemeinde Geld ausgeben? Die Grundregeln sind im Kirchenorganisationsgesetz aufgeführt (§ 14 und § 67 KOG). Generell wird unterschieden in Geschäfte der laufenden Verwaltung und solche, die immer einen Beschluss des Leitungsorgans benötigen.
Als Geschäfte der laufenden Verwaltung sind Routineangelegenheiten anzusehen, die für den Auftrag der Kirche weder sachlich, kirchenpolitisch noch finanziell von grundsätzlicher Bedeutung sind. Sie müssen sich im Rahmen des Haushalts bewegen und nach feststehenden Regelungen erledigt werden können.
Der Vorsitz des Leitungsorgans und die vom Leitungsorgan für einen Arbeitsbereich Beauftragten dürfen Geschäfte der laufenden Verwaltung tätigen. Das Leitungsorgan kann durch Beschluss entsprechende Ermächtigungen festlegen. Wenn die Zuständigkeit durch das Verwaltungsstrukturgesetz mit der entsprechenden Satzung auf die gemeinsame Verwaltung übertragen wurde, so tätigen die Verwaltungsleitung oder von ihr Delegierte diese Geschäfte.
Per Beschluss festlegen, wer rechnerisch und sachlich feststellt
Auch nachdem ein Vertrag geschlossen, eine Sache gekauft wurde, wird die entsprechende Rechnung rechnerisch und sachlich festgestellt. Am besten prüft die Person, die eine Bestellung getätigt hat, ob das Bestellte geliefert wurde und der Preis richtig und wie vereinbart berechnet wurde (§ 25 Absatz 1 WiVO-Richtlinie). Sollte z. B. bei einer Baurechnung fachtechnischer Sachverstand zur Beurteilung der Rechnung nötig sein, so ist die Immobilienabteilung einzubeziehen.
Das 4-Augen-Prinzip hilft Schaden von der Gemeinde abzuwenden:
Der oder die Vorsitzende ordnet an
Eine Person in der Finanzbuchhaltung darf in der Regel nur Buchungen ausführen und Geld auszahlen, wenn dieser Sachverhalt auch angeordnet ist.
Anordnungsberechtigt ist generell der oder die Vorsitzende des Leitungsorgans. Auch hier kann anderen Personen durch Beschluss diese Befugnis übertragen werden. Die Leitung der Gemeinsamen Verwaltung ist ebenfalls anordnungsberechtigt (§ 24 Absatz 4 WiVO-Richtlinie).
Mit der Anordnung wird bestätigt, dass alles seine Richtigkeit hat und die Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
Da eine anordnungsberechtigte Person zusätzlich nur die rechnerische oder nur die sachliche Richtigkeit übertragen bekommen kann, ist gewährleistet, dass sich immer eine zweite Person den Sachverhalt anschaut. Außerdem hat die Finanzbuchhaltung ein sogenanntes Remonstrationsrecht, das heißt, sie kann bei Bedenken gegen den Vorgang dies der anordnenden Person mitteilen (§ 83 Absatz 4 WiVO).
Bestimmte Buchungen kann die Finanzbuchhaltung ohne Anordnung und Feststellung vornehmen (§ 24 Absatz 6 WiVO-Richtlinie).
Und wenn es anders läuft als im Haushalt beschlossen?
Monatlich oder spätestens vierteljährlich sollte der Finanzkirchmeister bzw. die Finanzkirchmeisterin überprüfen, ob sich die Erträge und Aufwendungen im geplanten Umfang entwickeln.
Sind Abweichungen festzustellen, muss eingeschätzt werden, ob sich die Situation bis zum Jahresende wieder normalisiert. Ist dies nicht der Fall, so ist festzulegen, wie das Ausgabeverhalten geändert werden soll.
Aufwendungen, die nicht im Haushaltsplan enthalten sind oder die teurer als geplant werden, müssen vom Leitungsorgan beschlossen werden. Dies gilt nicht für über- und außerplanmäßige Leistungen, die aufgrund von gesetzlichen Verpflichtungen gezahlt werden müssen (§ 84 WiVO).
Wenn auch die Erheblichkeitsgrenze überschritten wird, muss ein Haushaltsänderungsbeschluss gefasst werden.
Änderungsbeschluss zum Haushalt
Der vormalige Änderungshaushalt ist in einen Änderungsbeschluss vereinfacht worden (§ 85 WiVO). Wenn auch die Erheblichkeitsgrenze überschritten wird, muss dieser Haushaltsänderungsbeschluss gefasst werden. Auch dieser Beschluss ist genehmigungspflichtig.
