Kirchengemeinden sind im rechtlichen Sinne keine öffentlichen Auftraggeber. Trotzdem wird die Vergabe von Bauaufträgen durch Presbyterien als eine öffentliche Angelegenheit wahrgenommen. Schließlich geht es ja um die Verwendung von Kirchensteuermitteln. Dies erfordert transparente Regeln und für alle nachvollziehbare Vergabeentscheidungen.
Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die Evangelische Kirche im Rheinland mit der Wirtschafts- und Verwaltungsverordnung WiVO § 53 (4) freiwillig verpflichtet, die sonst nur für öffentliche Auftraggeber geltende Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) anzuwenden. Die VOB/A regelt die Ausschreibung und Vergabe von Bauaufträgen. Die Regeln haben sich über viele Jahre zwischen Auftraggebern und Handwerksbetrieben als Auftragnehmern eingespielt und sich als faires Verfahren bewährt.
Das faire Verfahren zeigt sich bereits bei der Ausschreibung der gewünschten Bauleistung. Alle zur Angebotsabgabe aufgeforderten Firmen sollen die gleichen Grundlagen und Bedingungen zur Kalkulation erhalten. Deshalb muss die geforderte Leistung umfassend und eindeutig beschrieben werden. Dies erfolgt meist durch ein sogenanntes Leistungsverzeichnis, das den Firmen zur Verfügung gestellt wird und in das die Preise für die einzelnen Teilleistungen eingetragen werden.
Es ist nicht sinnvoll, jede kleine Bauleistung öffentlich und europaweit auszuschreiben. Aus diesem Grund gilt zur näheren Ausgestaltung der VOB/A eine eigene kirchliche Vergabeordnung, die zur Differenzierung der verschiedenen Vergabearten Summengrenzen festlegt. Dort ist ablesbar, in welchen Fällen eine freihändige Vergabe zulässig ist, wann beschränkt ausgeschrieben werden muss und ab welcher Grenze eine öffentliche Ausschreibung notwendig ist.
Muster für die Ausschreibung und Auftragsvergabe von Bauleistungen finden Sie hier:
Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes
In den Fällen, in denen ein sogenanntes förmliches Vergabeverfahren zur Anwendung kommt, sollte professionelle Unterstützung durch das Verwaltungsamt oder externe Planungsbüros in Anspruch genommen werden. Auf diese Weise kann der vorgesehene Ablauf und die Erstellung des Leistungsverzeichnisses sichergestellt werden.
Nicht der Billigste erhält den Zuschlag
Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, dass in solchen Vergabeverfahren immer der billigste Anbieter den Zuschlag erhalten muss. Tatsächlich geht es um die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes! Neben den Kosten sind nämlich weitere Faktoren zu prüfen und zu werten:
- Fachkunde,
- Leistungsfähigkeit und
- Zuverlässigkeit
der Bieter. Bei beschränkten Verfahren, bei denen nur wenige Firmen beteiligt werden, muss die Prüfung dieser Faktoren allerdings vor der Aufforderung zur Abgabe des Angebotes erfolgen.
Vorsicht bei Fördermitteln
Zu beachten ist, dass im Falle der Inanspruchnahme von Fördermitteln, zum Beispiel für den Ausbau von Kindertagesstätten oder für die Instandsetzung von Baudenkmälern, ohnehin die Vergabebestimmungen des Fördergebers gelten. In der Regel wird bei diesen Projekten die Anwendung der VOB/A gefordert. Es könnten aber auch strengere Vorschriften als die der kirchlichen Vergabeordnung zugrunde gelegt werden. Daher sollte unbedingt der Förderbescheid aufmerksam studiert werden, bevor die ersten Ausschreibungen von Bauleistungen erfolgen.
Abnahme von Bauleistungen
Auch die Abnahme und Abrechnung von Bauleistungen ist in der VOB, in diesem Fall im Teil B, geregelt. Dort finden sich alle Vorschriften, die nach dem Vertragsabschluss zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur Anwendung kommen und ist dann besonders beachtenswert, wenn es zu Mängeln am Bauwerk oder zu Streitigkeiten bei der Abrechnung kommen sollte. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Abnahme der einzelnen Gewerke durch den Bauherrn oder seinen fachkundigen Planer oder seiner Planerin. Auch das Verwaltungsamt kann hier wertvolle Unterstützung leisten. Es wird empfohlen, diese Abnahmen wegen ihrer bedeutenden Rechtswirkung förmlich vorzunehmen, das heißt der Abnahmevorgang wird schriftlich dokumentiert, alle zu diesem Zeitpunkt noch vorhandenen Mängel ebenfalls.
Nach der Abnahme kehrt sich die Beweislast um. Nun muss der Bauherr nachweisen, dass ein Mangel vorliegt. Außerdem wird mit der Abnahme unter anderem die Vergütung der Leistung fällig und die Gewährleistungsfrist für die Mängelbeseitigungsansprüche beginnt zu laufen.
Dazu wird eine Übersicht der einzelnen Mängelbeseitigungsfristen für alle Gewerke erstellt, um so vor deren Ablauf aufgetretene Mängel kontrollieren zu können.
Achtung: Die Abnahme der Gewerke steht in keiner Verbindung zu der von den Bauaufsichtsbehörden vorgenommenen Abnahme des Gesamtbauwerkes. Dort geht es ausschließlich um die Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Vorschriften, nicht aber um die eventuell mangelhafte Ausführung von Bauleistungen.
